Involve adviseert over implementatie flexibele arbeidstijden
Makro vroeg Involve om advies bij de implementatie van flexibele arbeidstijden. Dit retailbedrijf werkt klantgericht en wil, om de juiste service op maat te kunnen bieden, een goede medewerkerbezetting op het moment dat de klant zijn inkopen komt doen. Om de bezetting af te stemmen op de werkzaamheden werd het planningssysteem BART geïmplementeerd. De feitelijke verandering was een nieuw ICT-systeem en tegelijkertijd werd van de medewerkers, die voorheen gewend waren vaste diensten te draaien, een flexibele inzet gevraagd. Een verandering met grote impact. Het projectteam zag communicatie als kritische succesfactor voor een succesvolle invoering.
Heldere rolverdeling en persoonlijke communicatie
Involve voerde in twee vestigingen een quick scan uit. Medewerkers en managers werden uitgebreid geïnterviewd over het systeem en de implementatie om zo tot een praktisch plan van aanpak te kunnen komen. Involve koos daarbij voor een tweesporenaanpak met een scheiding in vestigingen waar al gewerkt werd met het systeem en waar nog niet.
Een belangrijk uitgangspunt was om in de communicatie aan te sluiten bij natuurlijke momenten in het planningsproces van de afdeling. Met een heldere rolverdeling en vooral persoonlijke communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers. Omdat flexibel werken ‘een kwestie van geven en nemen is’, was het van groot belang om elkaars dilemma’s (van manager, medewerker, en medewerkers onderling) bespreekbaar te maken. Involve adviseerde onder andere de volgende interventies:
- Kick off / intake per vestiging met aandacht voor beeldvorming en waarin managers van een vestiging een gezamenlijke strategie bepalen voor implementatie.
- Ondersteunen van managers door training en coaching (BART@Makro)
- Het planningsproces bespreekbaar maken met behulp van ‘de stippenkaart’, een hulpmiddel om op teamniveau het rooster bespreekbaar te maken.
- Het inzetten van de BART-card, een postkaart waarmee medewerkers hun werktijden kunnen verzetten en die tegelijk wetenswaardigheden over flexibel werken communiceert.
Involve zette een praktisch plan van aanpak neer dat Makro ondersteunde in het verder uitrollen van het project.
Contactpersoon: Eric Smilde.
