Min. van Buitenlandse Zaken
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken behartigt de belangen van Nederland in het buitenland. Ondermeer door ontwikkelingssamenwerking, consulair werk (paspoorten en visa) en Europese, internationale en economische diplomatie.
Buitenlandse Zaken moest Kleiner en Beter
Met ruim 160 posten (ambassades en consulaten) wereldwijd en ruim 5.000 betrokken medewerkers vormt het Ministerie van Buitenlandse Zaken een complexe organisatie. Over grenzen, tijdzones, cultuur- en taalbarrières heen, vormt interne communicatie de olie in de machine.
In 2007 gaf Balkenende alle ministeries de opdracht plannen te maken voor Vernieuwing van de Rijksdienst. Hieruit volgde de Taakstelling: een opdracht aan de Rijksdienst om af te slanken en efficiënter te gaan werken. Voor Buitenlandse Zaken betekende dit dat er 391 fte ingeleverd moesten worden. Daarnaast werd een verbeterprogramma opgezet, om logischer, efficiënter en slagvaardiger te werk te gaan om zo uiteindelijk met minder mensen beter te kunnen samenwerken. Om dit 'kleinere en betere' Buitenlandse Zaken te realiseren is een projectgroep opgezet. De veelzijdigheid van deze Taakstelling en de complexe en diverse organisatie vroegen om een specialistische communicatieaanpak.
Communicatie als interventiemiddel
Om de ambities van een kleiner en beter BZ waar te kunnen maken, speelde communicatie als interventiemiddel een belangrijke (en steeds wisselende) rol. Medewerkers werden geïnformeerd, betrokken, en gemotiveerd om op verschillende niveaus verantwoordelijkheid te nemen voor de Taakstelling. Communicatie tussen mensen (spelers in verandering en lijncommunicatie) vormde de basis van de aanpak, ondersteund met enkele parallelle middelen voor volgbaarheid en borging. De impact en rijkheid van het persoonlijke gesprek bleek noodzaak om de juiste antwoorden te kunnen geven in zo'n ingewikkelde verandering. Via tele-, web- en videoconferencing, lezingen, lunches, gastoptredens in reguliere overleggen werd steeds weer een persoonlijke vertaling van de plannen en de consequenties gegeven. Involve was verantwoordelijk voor de communicatiestrategie en gaf dialoog en begrip handen en voeten. Inmiddels is de Taakstelling in de implementatiefase beland en is de communicatie praktischer van aard.
Taakstelling op schema
Buitenlandse Zaken ligt op schema met de Taakstelling en uit een intern uitgevoerd kwalitatief onderzoek blijkt dat de meeste BZ-ers de voor hen persoonlijk relevante thema's van de Taakstelling weten te benoemen of herkennen. De communicatieaanpak van het team implementatie Taakstelling wordt geprezen en als zeer persoonlijk ervaren.
Contactpersoon:Ilse van Ravenstein
