Involve realiseert integrale aanpak interne communicatie voor Philips
Voor het verbeteren van de interne communicatie op verschillende fronten en de realisatie van die verbeteringen riep Philips Shavers Drachten de hulp in van Involve. Philips Shavers Drachten stond continu voor veranderingen en wilde. deze veranderingen goed begeleiden.
Integrale aanpak interne communicatie
De breedte van de behoefte vroeg om een integrale aanpak van alle aspecten van interne communicatie. Involve voerde daarom eerst een quick scan uit op de huidige situatie en de aanwezige behoeften. In teamverband ontwikkelde Involve een gefaseerde aanpak en realiseerde quick wins op vijf samenhangende onderdelen:
Concrete verbeteringen door integrale aanpak
Het Involve team werkte naast de ontwikkeling van de genoemde onderdelen ook direct aan feitelijke verbeteringen van actuele communicatietrajecten. Concreet bereikten we de volgende resultaten:
Spelers: om te komen tot een consistente communicatiestijl en vaardigheden van leidinggevenden, beschreven we samen met het managementteam rollen en verantwoordelijkheden in de interne communicatie. Voor de implementatie van die rollen en verantwoordelijkheden ontwikkelden we een workshop lijncommunicatie. Deze workshop is inmiddels verschillende keren gegeven en de communicatie-organiser van Involve is op maat ingezet. Zie voor een uitgebreidere omschrijving de case over lijncommunicatie.
Communicatiestructuur: op het gebied van overleggen en bijeenkomsten werden verbeteringen ingevoerd. Een aangepaste overleg/bijeenkomstenstructuur werd ontwikkeld en ingevoerd, inclusief checklists ter voorbereiding door de lijn zelf. De nieuwjaarsbijeenkomsten, managementbijeenkomsten en halfjaarbijeenkomsten werden georganiseerd volgens een nieuwe opzet (met meer interactie) en met een eenduidige boodschap. Daarvoor maakten we onder meer een film met medewerkers over de ontwikkeling en productie van de nieuwste Shaver van markt tot klant. De opzet van de bijeenkomsten werd door medewerkers als zeer positief en vooral als interactiever ervaren. Involve hielp zelf bij het ontwikkelen en organiseren van verschillende bijeenkomsten. Lees hier meer over de uitwerking van één van deze bijeenkomsten.
Naast de bijeenkomsten ontwikkelden we met alle aanwezige communicatiemensen en met de doelgroepen een nieuwe middelenstructuur, inclusief formules per middel en een implementatieplan. Het vereenvoudigde intranet werd met een werkgroep ontwikkeld en gerealiseerd. Daarnaast introduceerden we een tweewekelijkse Shaverskrant met name voor de medewerkers zonder PC. Voor deze krant begeleidde Involve de leveranciersselectie en de totstandkoming van de eerste nummers. Ook ontwikkelde Involve een nieuwe elektronische management nieuwsbrief en voerde deze ook in.
Thema's: een aanzeggingentraject is door een gedetailleerd actieplan en ondersteuning van de uitvoering communicatief door ons begeleid. Managers en medewerkers spraken een grote waardering uit voor de openheid en zorgvuldigheid hiervan. Daarnaast leverde Involve ondersteuning aan een cultuurprogramma gericht op meer ondernemerschap.
Meten en borgen: als onderdeel van de middelenstructuur is per middel een vast evaluatiemoment ingebouwd. Ook grote bijeenkomsten werden standaard geëvalueerd. Daarnaast maakte consistente managementcommunicatie en interne communicatie onderdeel uit van de vaste betrokkenheidsmeting.
Communicatiefunctie: een voorstel voor de inrichting van de communicatiefunctie en de integrale contentorganisatie werd overgenomen. De functie werd na kwartier maken door Involve ingevuld en de nieuwe integrale contentorganisatie ging van start.
Contactpersoon: Ilse van Ravenstein
