Provincie Overijssel
De provincie Overijssel telt ruim 1,1 miljoen inwoners. Met bijna 1.000 ambtenaren in 10 eenheden werkt de provincie aan het doel om iedereen gezond en plezierig te kunnen laten wonen, werken en recreëren. In een omgeving met balans tussen rust, ruimte én dynamiek.
Involve voert interne communicatiescan uit bij provincie Overijssel
Provincie Overijssel riep de hulp van Involve in om het beleidsplan voor interne communicatie te realiseren. De provincie vroeg advies op drie gebieden:
- tools voor leidinggevenden en medewerkers ter ondersteuning van hun rol in interne communicatie
- trainingen/coaching voor leidinggevenden als onderdeel van een Management Development traject
- ontwikkeling en uitvoering van een communicatiescan
Communicatiescan als oplossing
Involve ontwikkelde een communicatiescan om inzicht te krijgen in de rollen en verantwoordelijkheden in de interne communicatie. Hierbij werd ook gekeken naar de behoefte aan ondersteuning in de vorm van tools en coaching.
De communicatiescan bestond uit vier onderdelen:
- Analyse: inventarisatie aanwezige kennis en onderzoeken over de doelgroepen en de communicatiestructuur van de provincie Overijssel.
- Enquête: voor een kwantitatieve onderbouwing van gebruik, waardering en informatiebehoefte van managers en medewerkers werd een enquête ontwikkeld.
- Interviews: individuele interviews met IC- en HR-professionals, directie en lijnmanagers, groepsgesprekken met lijnmanagers en medewerkers.
- Rapportage: inclusief aanbevelingen en productie tools en trainingen voor medewerkers en managers.
De scope van de communicatiescan baseerde zich op de visie van Involve op interne communicatie:
- Spelers: communicatierollen van medewerkers, verloop van de lijncommunicatie.
- Middelen: communicatiemiddelen ondersteunen medewerkers in hun communicatierol en –verantwoordelijkheid.
- Thema’s: In het coalitieakkoord 2008-2011 staan de belangrijkste thema’s van de komende drie jaar beschreven. Een belangrijk thema binnen de provincie Overijssel op dit moment is de interne/externe profilering van de provincie Overijssel.
- IC-functie: om interne communicatie binnen een organisatie goed in te richten, te beheren, te ondersteunen en bij te sturen is een professionele interne communicatiefunctie nodig.
- Meten: de communicatiescan achterhaalt wat het effect is geweest van de interne communicatie inspanningen van de afgelopen jaren.
Onderzoeksresultaten en realisatie communicatietoolkit
De resultaten van het onderzoek zijn – voorzien van aanbevelingen – aangeboden aan de Communicatieafdeling van Provincie Overijssel. Daarna zijn onder andere gerealiseerd:
- factor C training om adviseurs, beleidsmakers en project- en programmamanagers bewust te maken van de impact van (interne) communicatie
- een managementupdate voor alle management met belangrijke informatie over lopende programma’s en instructie over vertaling naar team
- een nieuwsalert voor alle medewerkers met verwijzing naar belangrijkste nieuwsberichten op intranet
- een toolkit voor nieuwe leidinggevende medewerkers en leidinggevenden
- doorontwikkeling intranet
Contactpersoon: Ilse van Ravenstein
