Gemeente Den Haag
In de Gemeente Den Haag wonen een kleine 500.000 mensen. De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in een aantal diensten die voor inwoners actief zijn.
Webplek gemeente Den Haag
Voor de ICT afdeling heeft Involve in 2004/2005 de volgende projecten gerealiseerd:
- Planvorming en implementatieplanning voor de positionering van de ICT/automatiseringsfunctie.
- Voorbereiden en organiseren van een ICT-conferentie en opzetten van een ondersteunend kennisdomein.
- Ontwikkeling en realisatie van de gebruikerswebsite voor de ICT-afdeling.
- Planvorming en realisatie van de communicatie rondom de nieuwe webplekken voor 1.200 medewerkers van drie gemeentelijke diensten. Over het laatste project weiden we hieronder uit.
Communicatie Webplek naar eindgebruikers
Involve werd gevraagd om te helpen bij de communicatie over de nieuwe webplekken (overgezet op het nieuwe besturingssysteem Windows XP) naar de toekomstige gebruikers. De eindgebruikers wisten weinig tot niets over het project, wat het voor hen betekende en wat ze er zelf nog voor moesten doen. Ondanks het feit dat er weinig aan de werkplek veranderde, zou de impact van deze implementatie door de eindgebruikers als groot ervaren worden. Deze impact hing ook samen met het imago van de Facilitaire Dienst Automatisering, de opdrachtgever. Omdat voor een soepele overgang naar Webplek de gebruikers zelf ook een aantal voorbereidingen moesten treffen, was goede communicatie cruciaal.
Via lijnmanagement en parallelle middelen communiceren
Na diverse gesprekken met projectleden schreef Involve een communicatieadvies met daarin een aanpak gericht op twee spelers: het lijnmanagement (vooraf) en de medewerkers. Dit advies werd ook verwezenlijkt. Het lijnmanagement werd persoonlijk benaderd en uitgerust met een toolkit met daarin diverse hulpmiddelen om Webplek onder de aandacht van hun medewerkers te brengen. Binnen het projectteam was een vast persoon aangewezen voor persoonlijke toelichtingen en hulp bij lastige vragen. De totale gebruikersgroep werd geïnformeerd via het lijnmanagement. Parallel hieraan zijn er diverse ondersteunende communicatiemiddelen ingezet zoals een speciale posteractie, flyers op de bureau’s met de Webplek basisboodschap en een speciale website.
Contactpersoon: Ilse van Ravenstein.
