Structuur
De communicatiestructuur ondersteunt de (in) formele informatie-uitwisseling tussen mensen. Een communicatiestructuur bestaat uit de volgende elementen: netwerken, processen/patronen en middelen. Met name de eerste twee hebben ook een sterk informele dimensie.
1. Netwerken
Mensen zijn zoals gezegd het belangrijkste en meest impactvolle ‘communicatiemiddel’. Hoe zij elkaar vinden en met elkaar communiceren, wordt aan de ene kant bepaald door de formele organisatiestructuur en aan de andere kant door informele contacten en relaties.
De officiële organisatiestructuur legt hiërarchische en functionele relaties vast. Communicatie via het formele netwerk wordt ook wel lijncommunicatie of cascaderen genoemd. Hier zijn begrippen als top down, bottom up en horizontale communicatie aan de orde. Ook worden op basis van deze organisatiestructuur doel, aard, samenstelling en samenhang van overleggen bepaald.
Naast de formele organisatiestructuur is er de informele structuur. Die wordt gevormd door alle (werk- en persoonlijke) relaties die er zijn en die voortdurend veranderen. Zonder deze informele uitwisseling zou een organisatie alle flexibiliteit kwijt zijn. Ook deze informele netwerken kunnen in kaart worden gebracht, worden gefaciliteerd en zelfs worden bijgestuurd. Involve kan hierbij helpen met een Sociale Netwerk Analyse en daarop gebaseerd advies én tools om mensen actiever te leren netwerken en delen.
Tussen de formele en informele structuur is een goede balans nodig, omdat officiële bevestiging van boodschappen cruciaal is voor consistentie en richting. Temeer daar in een organisatie een subtiel spel van macht en politiek wordt gespeeld. Hierin zijn kennis en mensen kennen krachtige instrumenten. Voor een effectieve interne communicatie is inzicht in de werking van dit spel cruciaal.
2. Processen/patronen
In de formele en informele netwerken vinden allerlei communicatieprocessen plaats en zijn mensen in vaste patronen van communicatie terecht gekomen. Soms zijn processen impliciet, soms liggen ze expliciet vast in procedures (bijv. rondom verslagen van overleggen of rapportages over voortgang, hoe snel die er zijn, naar wie ze toegaan etc.).
3. Middelen
Ten slotte zijn er de ondersteunende persoonlijke en niet persoonlijke middelen. Deze zorgen vooral voor gelijkheid in boodschap en eenduidige timing van communicatie.
Deze middelen zijn het oorspronkelijke domein van interne communicatie. Veelal ligt de focus van communicatieprofessionals hierop. Ook al omdat hun interne opdrachtgevers interne communicatie ook vooral in deze hoek zien.
Ook ondersteunen deze middelen mensen in hun interne communicatierol. Als rollen en verantwoordelijkheden explicieter worden gemaakt, zal opnieuw naar de ondersteunende middelen moeten worden gekeken. De middelen kunnen dus worden ingedeeld naar:
- Persoonlijke middelen: bijzondere bijeenkomsten (managementmeetings, medewerkerssessies). Bilaterale en werkoverleggen zien we als onderdeel van netwerken. Een terugkerend thema in alle bijeenkomsten en overleggen is het creëren van interactie. Involve heeft daarvoor de Interactie-organiser ontwikkeld.
- Niet-persoonlijke middelen: zoals bladen, (digitale) nieuwsbrieven, brochures en online media als intranet. De (her)inrichting van de (centrale en decentrale) middelenstructuur moet nadrukkelijk aansluiten bij de organisatiestrategie en -cultuur, met de voorkeuren en bereikbaarheid van de medewerkers als ook de bestaande middelen. Ook voor deze middelen geldt dat ze bij voorkeur ontwikkeld en gerealiseerd moeten worden samen met de betreffende doelgroep.
Voorbeelden uit de praktijk zijn:
Meer over het vertrekpunt: de organisatie
Meer over de resultaatgebieden: mensen, thema's, meten & borgen en IC functie
Terug naar: onze visie op interne communicatie.