Involve adviseert over implementatie flexibele arbeidstijden

De situatie

Makro werkt klantgericht en wil (om zo de juiste service op maat te kunnen bieden) een goede medewerkerbezetting op het moment dat de klant zijn inkopen komt doen. Om de bezetting af te stemmen op de werkzaamheden wordt het planningssysteem BART geïmplementeerd. Van de medewerkers, die voorheen gewend waren vaste diensten te draaien, wordt een flexibele inzet gevraagd.  Het projectteam ziet communicatie als kritische succesfactor voor een succesvolle implementatie.

De vraag

Help ons met de interne communicatie rondom de implementatie van BART en de introductie van flexibele arbeidstijden binnen nieuw op te starten vestigingen en vestigingen waar al begonnen is met BART.

Onze oplossing

Involve heeft in twee vestigingen een quick scan gedaan. Medewerkers en managers zijn uitgebreid geïnterviewd over het systeem en de implementatie om zo tot een praktisch plan van aanpak te kunnen komen. Involve heeft daarbij gekozen voor een tweesporenaanpak met een scheiding in vestigingen waar al gewerkt wordt met flexibele arbeidstijden en waar nog niet.

Een belangrijk uitgangspunt was om in de communicatie aan te sluiten bij de natuurlijke momenten in het planningsproces van de afdeling. Met een heldere rolverdeling en vooral persoonlijke communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers. Omdat flexibel werken ‘een kwestie van geven en nemen is’, was het van groot belang om elkaars dilemma’s (van manager, medewerker, en medewerkers onderling) bespreekbaar te maken. Involve adviseert onder andere de volgende middelen in te zetten:

• kick off / intake per vestiging met aandacht voor beeldvorming en waarin managers van een vestiging een gezamenlijke strategie bepalen voor implementatie.
• Ondersteunen van managers door training en coaching (Bart@makro)
• Het planningsproces bespreekbaar maken met behulp van ‘de stippenkaart’, een hulpmiddel om op teamniveau het rooster bespreekbaar te maken.
• Het inzetten van de Bart-card, een postkaart waarmee medewerkers hun werktijden kunnen verzetten en die tegelijk wetenswaardigheden over flexibel werken communiceert. 

De resultaten

Involve heeft een praktisch plan van aanpak neergezet dat Makro ondersteunt in het verder uitrollen van het project.

Contactpersoon: Eric Smilde, eric.smilde@involve.eu