Involve scant interne communicatie
De situatie
In het IC-beleidsplan 2008-2011 worden de ambities, thema’s en IC-doelen voor de komende drie jaar uiteengezet. Eén van de IC-ambities is het verbeteren van de communicatie via de lijn. Lijncommunicatie vervult een centrale rol binnen de provincie Overijssel. Een andere ambitie is om de in de loop der jaren ontwikkelde communicatiestructuur van de provincie Overijssel te evalueren met een communicatiescan.
De vraag
Vanwege de ambities uit het IC-beleidsplan heeft de provincie Overijssel Involve gevraagd communicatieondersteuning te bieden bij de volgende drie aspecten:
- het ontwikkelen van tools om leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen in hun communicatierol.
- het ontwikkelen van trainingen/coaching voor leidinggevenden als onderdeel van een Management-Development traject.
- het ontwikkelen van een communicatiescan.
Onze oplossing
Met een communicatiescan wordt inzicht verkregen in de rollen en verantwoordelijkheden in de interne communicatie en daarmee samenhangend de behoefte aan ondersteuning in de vorm van tools en coaching. De drie aspecten waarbij communicatieondersteuning gewenst is hangen dus samen met de uitkomsten van de scan. De scope van de communicatiescan is gebaseerd op de visie van Involve op interne communicatie:
- Mensen: communicatierollen van mensen en het verloop van de lijncommunicatie.
- Middelen: de communicatiemiddelen ondersteunen de medewerkers in hun communicatierol en –verantwoordelijkheid.
- Thema’s: In het coalitieakkoord 2008-2011 staan de belangrijkste thema’s van de komende drie jaar beschreven. Een belangrijk thema binnen de provincie Overijssel op dit moment is de interne/externe profilering van de provincie Overijssel
- IC-functie: om alle interne communicatie binnen een organisatie goed in te richten, te beheren, te ondersteunen en bij te sturen is een professionele interne communicatiefunctie nodig.
- Meten: met de communicatiescan wordt achterhaald wat het effect is geweest van de interne communicatie inspanningen van de afgelopen jaren.
De communicatiescan bestaat uit vier onderdelen:
- Analyse: Inventarisatie aanwezige kennis en onderzoeken over de doelgroepen en de communicatiestructuur van de provincie Overijssel
- Enquête: voor een kwantitatieve onderbouwing van gebruik, waardering en informatiebehoefte van managers en medewerkers wordt een enquête ontwikkeld.
- Interviews: individuele interviews met IC- en HR-professionals, directie en lijnmanagers, groepsgesprekken met lijnmanagers en medewerkers.
- Rapportage: inclusief aanbevelingen en productie tools en trainingen voor medewerkers en managers.
De resultaten
Onderdelen 1 en 2 vinden in december 2008 en januari 2009 plaats. Onderdelen 3 en 4 lopen tot en met maart 2009.