Involve realiseert integrale aanpak interne communicatie voor Justitie
De situatie
De Directie Bedrijfsvoering & Ondersteuning Bestuursdepartment (DBOB) ondersteunt het Ministerie van Justitie op het gebied van facilitaire zaken, inkoop, bibliotheek en ICT. Om veranderingen in de komende periode goed te kunnen ondersteunen en om de samenwerking tussen de afdelingen te versterken heeft DBOB behoefte aan een verbeterde interne communicatie.
De vraag
Adviseer en ondersteun onze communicatieadviseur bij het structureel verbeteren van de interne communicatie van DBOB.
Onze oplossing
Omdat borging al vanaf het begin van groot belang was heeft Involve met een team van adviseur en senior adviseur direct gewerkt met een intern netwerk van DBOBers die een rol moesten gaan spelen in de interne communicatie (van managers tot HR adviseurs). Involve heeft deze groep mensen begeleid in het (grotendeels) zelf ontwikkelen en inrichten van een verbeterde interne communicatie. Met als aandachtsgebieden het bollenmodel van Involve:
- Rollen &verantwoordelijkheden van managers en medewerkers
- Communicatiemiddelen en –structuur
- Relevante thema’s
- Meten en borgen
- Interne communicatiefunctie
Met dit netwerk zijn de doelen van de interne communicatie vastgesteld. Vervolgens analyseerden de deelnemers van dit netwerk de huidige interne communicatie en de communicatiebehoefte. Involve heeft deze inzichten verdiept in groepsinterviews en 10-minuten gesprekken met alle leidinggevenden.
De resultaten
Het Involve team heeft samen met het netwerk een praktisch plan van aanpak opgesteld op de vijf genoemde gebieden. De directie heeft de aanbevelingen overgenomen en Involve gevraagd de implementatie te begeleiden. Dat heeft geleid tot:
Verbetering bewustzijn leidinggevenden over communicatierol en communicatievaardigheden: de met het netwerk bepaalde rollen en verantwoordelijkheden zijn samen met de uitkomsten van de 10-minuten gesprekken vertaald in een workshop lijncommunicatie en een communicatie-organiser. Na deze workshop (die hoog werd gewaardeerd) is geëvalueerd en bleek 60% van de managers de organiser dagelijks te gebruiken. De deelnemers waren zich veel bewuster van hun rol in de communicatie en de manier waarop ze die invulden.
- Communicatiestructuur: samen met het netwerk is een blad voor DBOB ontwikkeld, dat door henzelf wordt gemaakt. Ook de website is sterk vereenvoudigd en is een wekelijkse nieuwsbrief geprofessionaliseerd.
- Thema's: Involve heeft haar projectcommunicatie methodiek geïmplementeerd.
- Meten & borgen: de middelen worden met vaste regelmaat geëvalueerd. De structureel verbeterde interne communicatie is onder meer in de communicatiefunctie geborgd.
- Communicatiefunctie: de parttime communicatiefunctie is structureel uitgebreid.
Contactpersoon: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu