Involve boekt resultaat in lijncommunicatie voor Justitie

De situatie

De Directie Bedrijfsvoering & Ondersteuning Bestuursdepartment (DBOB) ondersteunt het Ministerie van Justitie op het gebied van facilitaire zaken, inkoop, bibliotheek en ICT. Om veranderingen in de komende periode goed te kunnen ondersteunen en om de samenwerking tussen de afdelingen te versterken wil DBOB in de lijncommunicatie investeren.

De vraag

Adviseer en ondersteun onze communicatieadviseur bij het verbeteren van de lijncommunicatie binnen DBOB.

Onze oplossing

Involve heeft - volgens haar bollenmodel - met DBOB de interne communicatie integraal aangepakt met verschillende aandachtsgebieden. Eén van de belangrijkste gebieden was de lijncommunicatie. We hebben voor die lijncommunicatie gekozen voor de volgende aanpak:

• In interviews en groepsgesprekken samen de rollen en verantwoordelijkheden in de interne communicatie bepaald.
• In 10-minuten intakes met alle leidinggevenden de natuurlijke interne communicatiestijl van DBOB vastgesteld (aan de hand van praktijkcases) en inzicht gekregen in de ontwikkelgebieden van leidinggevenden.
• De Communicatie-organiser van Involve op maat gemaakt met de communicatieadviseur van DBOB. In deze organiser - naast de vaste onderdelen -  de vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden, de beschikbare communicatiestructuur binnen DBOB en praktische checklists. Deze organiser gebruikt de directie zelf ook zichtbaar.
• Een workshop op maat voor alle niveau's leidinggevenden. In deze workshop, die Involve samen met directie en communicatieadviseur heeft verzorgd, stonden naast terugkoppeling van de natuurlijke interne communicatie stijl vooral rollenspelen en intervisie centraal.
• In de workshop is ook de aanpak voor een interactief werkoverleg over de rol van medewerkers in de interne communicatie getoetst. Direct na de workshop is een toolkit hierover afgerond en aan de leidinggevenden aangeboden.

De resultaten

Na het lijncommunicatie-traject is zowel kwantitatief als ook kwalitatief geëvalueerd. De resultaten zijn:

• Alle managers zijn zich - meer dan voorheen - bewust van hun rol in de interne communicatie. Dit bleek overigens al tijdens de intakegesprekken toe te nemen.
• De managers hebben met elkaar een gezamenlijk 'jargon' ontwikkeld, waardoor ze elkaar makkelijker op minder gewenst of onbewust communicatiegedrag kunnen aanspreken.
• Voor het inrichten van werkoverleg zijn de vertrouwde patronen doorbroken en geven managers aan meer te durven experimenteren met andere werkvormen en meer ontvangergericht te werken.
• Twee maanden na deze workshop bleek 60% van de managers de organiser nog steeds dagelijks te gebruiken.

Contactpersoon: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu.