Opdrachtgever

In de Gemeente Den Haag wonen een kleine 500.000 mensen. De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in een aantal diensten die voor die inwoners actief zijn. De Facilitaire Dienst Automatisering voor de Gemeente Den Haag ontwikkelt en beheert applicaties en werkplekken voor 1200 medewerkers van de gemeente.

Opdracht

Voor de ICT afdeling heeft Involve in 2004-2005 de volgende projecten gerealiseerd:

• Planvorming en implementatieplanning voor de positionering van de ICT/automatiseringsfunctie.
• Voorbereiden en organiseren van een ICT-conferentie en opzetten van een ondersteunend kennisdomein.
• Planvorming en realisatie van de communicatie rondom de nieuwe webplekken voor de 1200 medewerkers van drie gemeentelijke diensten.
• Ontwikkeling en realisatie van de gebruikerswebsite voor de ICT afdeling.

Involve boekt resultaat voor project 'Webplek'

De situatie

Webplek is de naam van het project binnen de Gemeente Den Haag waarbij de werkplekken van alle 1200 medewerkers, verspreid over drie diensten, worden overgezet op het nieuwe besturingssysteem Windows XP. Het Webplek-project is begin 2004 gestart. Een jaar later staat de implementatiefase voor de deur. Ondanks het feit dat er weinig aan de werkplek verandert, zal de impact van deze implementatie door de gebruikers als groot ervaren worden.  De impact van dit project en het imago van de Facilitaire Dienst Automatisering (FAD/A), de opdrachtgever van het project, hangen nauw met elkaar samen. Ook omdat voor een soepele overgang naar Webplek de gebruikers zelf een aantal voorbereidingen moeten treffen, is goede communicatie essentieel. Na de overgang naar Webplek zien de werkplekken er iets anders uit, is iedere gebruiker gegarandeerd van een stabiele werkomgeving en een kwalitatief goede dienstverlening van FAD/A.

De vraag

Help ons met de communicatie over Webplek naar toekomstige gebruikers. Zij weten weinig tot niets over dit project, wat het voor hun betekent en wat ze er zelf nog voor moeten doen.

Onze oplossing

Na diverse gesprekken met projectleden heeft Involve een communicatieadvies geschreven met daarin een aanpak gericht op twee gebruikersgroepen: het lijnmanagement (vooraf) en de medewerkers. 

De resultaten

Het advies werd goedgekeurd en uitgevoerd. Het lijnmanagement werd persoonlijk benaderd en uitgerust met een toolkit met daarin diverse hulpmiddelen om Webplek onder de aandacht van hun medewerkers te brengen. Binnen het projectteam werd een vast contactpersoon aangeboden voor persoonlijke toelichtingen en hulp bij lastige vragen.

De totale gebruikergroep werd geïnformeerd via het lijnmanagement. Parallel hieraan zijn er diverse ondersteunende communicatiemiddelen ingezet zoals o.a.  een speciale posteractie, flyers op de bureau’s met de webplek basisboodschap en een speciale website.
 
Contactpersonen: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu