Begeleiding grote projecten

De situatie

KPN heeft in de afgelopen tien jaar een groot aantal projecten gerealiseerd gedreven vanuit de markt of vanwege technologische of wettelijke noodzaak. Deze projecten betekenen proces-, systeem-, organisatorische- en cultuurveranderingen voor grote groepen binnen KPN. Involve heeft diverse van deze projecten communicatief begeleid, zoals de programma’s voor EURO, MilleniuM, een grootschalige interne instructie voor de invoering van Nummerportabiliteit (Varitel) en de interne campagne rondom de wijziging van telefoonnummers in Nederland (DeciBel). 

Recente voorbeelden zijn de integratie van vier naar één Oracle-systeem KPN-breed ( Integratie Oracle), het Best in Finance programma (JUMP) en de interne introductie van Voice over IP (KPN op IP). Bij dit laatste project kreeg iedere KPN'er, afgestemd op wat noodzakelijk is voor zijn of haar werk, nieuwe communicatiemiddelen: een nieuw vast toestel of een Multimedia applicatie waarmee je kan bellen, zakelijk 'chatten', telefonisch vergaderen en video communiceren van achter de computer. Dit alles vraagt om een geheel nieuwe manier van communiceren en persoonlijk gedrag. Een grote verandering, waarbij communicatie van essentieel belang is.

Hoewel de genoemde projecten inhoudelijk heel verschillend zijn, is de overeenkomst dat communicatie een kritische succesfactor is en dat het vraagt om een specifieke expertise: projectcommunicatie.

De vraag

Bij de meeste projecten werd gestart met de vraag: stel voor ons een overall communicatieplan voor het project op, participeer in het projectmanagementteam en draag zorg voor de communicatie-uitvoering.

Onze oplossing

Involve heeft vrijwel alle genoemde projecten vanuit een teamconcept geholpen. Dat wil zeggen dat zowel senioradvies, advies, als uitvoering op het juiste moment beschikbaar waren, zonder inwerkperikelen of continuïteitsgevaar. We werken met het 10-stappenplan voor projectcommunicatie, waarin positionering van het project of programma en omgevingsmanagement een belangrijk onderdeel is.

De resultaten

Bij ieder project is gewerkt vanuit een compleet en door alle partijen gedragen communicatieplan. Er is bewustwording gekweekt bij deelprojectleiders en andere betrokkenen bij het project over hun rol/verantwoordelijkheid in de communicatie. Het communicatieplan vormt altijd de basis voor de verdere communicatieaanpak. Bij bijvoorbeeld KPN op IP is deze aanpak vooral toegespitst op:

• De communicatie over de invoering en de daarbij behorende nieuwe communicatiemiddelen die de medewerkers krijgen. Met daarbij zowel aandacht voor de techniek als voor wat de nieuwe middelen (kunnen) opleveren.
• De communicatie over de nieuwe manier van communiceren en (samen)werken die de introductie met zich meebrengt.

Deze langdurige projecten zijn tot grote tevredenheid van het projectmanagement en in vaste rapportagelijnen met de communicatieafdeling verlopen. Het project Integratie Oracle is in zijn geheel zo goed verlopen dat Oracle EMEA op 29 augustus 2007 voor dit project de '2007 Project of the Year' Award heeft uitgereikt aan Ad Scheepbouwer, de CEO van KPN. Voor ieder project zijn best practices en lessons learned opgesteld en meegenomen naar het volgende project.

Contactpersonen: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu  Elice Gritter, elice.gritter@involve.eu, Eric Smilde, eric.smilde@involve.eu en Marloes de Vries, marloes.devries@involve.eu.