Schokkende interventie

De situatie

Varitel was de projectgroep binnen KPN Telecom die in een zeer korte tijdsspanne nummerportabiliteit mogelijk moest maken en 10.000 mensen hierop moest instrueren. Zowel technisch, procesmatig als sociaal een zeer uitdagende opdracht. Een groot team dat elkaar relatief slecht kende moest deze prestatie neerzetten. Een cruciaal element in het succes van het project was creatieve oplossingen en what-if denken. Het vinden van elkaar en tot dergelijke oplossingen komen kwam maar tot op zekere hoogte tot stand.

De vraag

Help ons met het elkaar vinden en het komen tot creatieve oplossingen te versnellen. Zet hiervoor de volgende projectbijeenkomst in.

Onze oplossing

Als onderdeel van onze interimvervulling van de plek van communicatiemanager in het project hebben we een voorstel gedaan voor een nogal risicovolle en schokkende interventie op de projectbijeenkomst. Al een paar dagen voor de bijeenkomst was er veel (gespeelde) zichtbare paniek bij het MT en spoedoverleggen binnen het MT. Bij aanvang van de projectbijeenkomst was het MT volledig afwezig. Vijf minuten nadat de bijeenkomst zou beginnen kwam de opdrachtgever uit de RvB binnengevlogen met de mededeling dat het MT per onmiddellijk op non-actief was gesteld en hij van de aanwezigen voor 13.00 uur voorstellen wilde voor een haalbare alternatieve aanpak van de huidige problemen (deels waar, deels verzonnen). Deze moesten per e-mail of fax worden aangeleverd aan het RvB-lid, inclusief tussentijdse rapportages. Het MT was in het gebouw onzichtbaar aanwezig en heeft de bewuste faxen en e-mails opgevangen en tussentijds van antwoorden voorzien, waardoor het proces nieuwe impulsen kon krijgen.

De resultaten

Na aanvankelijk uit het veld geslagen te zijn heeft de groep projectmedewerkers (zo'n 60 in totaal), zichzelf zeer verrassend georganiseerd tot een geoliede machine, met ontwikkelgroepjes, implementatiegroepjes en boodschappers die de status en planning kwamen ophalen. Aan het eind van de dag kwam het MT de bijeenkomst binnen en werd haast 'gehoond' omdat zij niet meer nodig zouden zijn. Na deze bijeenkomst waren de relaties tussen verschillende teams versterkt en was de creatieve geest vrijgelaten.

Contactpersoon: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu.