Involve realiseert integrale aanpak interne communicatie voor Philips

De situatie

Philips Shavers Drachten staat continu voor veranderingen. Om deze veranderingen goed te kunnen begeleiden wilde de directie de interne communicatie goed opzetten.

De vraag

Begeleid en ondersteun onze programmamanager bij het verbeteren van de interne communicatie op verschillende fronten en ondersteun de realisatie van die verbeteringen.

Onze oplossing

De breedte van de behoefte vroeg om een integrale aanpak van alle aspecten van interne communicatie. Involve heeft daarom eerst een quick scan uitgevoerd op de huidige situatie en de aanwezige behoeften. In teamverband heeft Involve een gefaseerde aanpak ontwikkeld en parallel quick wins gerealiseerd op vijf samenhangende onderdelen:

• Consistente communicatiestijl en vaardigheden leidinggevende 
• Communicatiestructuur
• Thema's Meten & Borgen
• Communicatiefunctie

De resultaten

Het Involve team heeft naast de ontwikkeling van de genoemde onderdelen direct gewerkt aan concrete verbeteringen van actuele communicatietrajecten. Concreet zijn (tot nu toe) de volgende resultaten bereikt:

Consistente communicatiestijl en vaardigheden leidinggevenden: Hiervoor zijn samen met het managementteam rollen en verantwoordelijkheden in de interne communicatie beschreven. Voor de implementatie van die rollen en verantwoordelijkheden is een workshop lijncommunicatie ontwikkeld en inmiddels verschillende keren gegeven en is de communicatie-organiser van Involve op maat ingezet. Zie voor een uitgebreidere omschrijving de case over lijncommunicatie.

Communicatiestructuur: Op het gebied van overleggen en bijeenkomsten zijn verbeteringen ingevoerd. Een aangepaste overleg/bijeenkomstensstructuur is ontwikkeld en ingevoerd, inclusief checklists ter voorbereiding door de lijn zelf. De nieuwjaarsbijeenkomsten, managementbijeenkomsten en halfjaarsbijeenkomsten worden georganiseerd volgens een nieuwe opzet (met meer interactie) en met een eenduidige boodschap. Daarvoor is onder meer een film gemaakt met medewerkers over de ontwikkeling en productie van de nieuwste Shaver van markt tot klant. De opzet van de bijeenkomsten wordt door medewerkers als zeer positief en vooral als interactiever ervaren. Involve heeft zelf verschillende bijeenkomsten helpen ontwikkelen en georganiseerd. Lees hier meer over de uitwerking van één van deze bijeenkomsten. Naast de bijeenkomsten is met alle aanwezige communicatiemensen en met de doelgroepen een nieuwe middelenstructuur ontwikkeld, inclusief formules per middel en een implementatieplan. Het vereenvoudigde intranet is met een werkgroep ontwikkeld en gerealiseerd. Daarnaast is een tweewekelijkse Shaverskrant geïntroduceerd met name voor de medewerkers zonder PC. Voor deze krant heeft Involve de leveranciersselectie en de totstandkoming van de eerste nummers begeleid. Ook heeft Involve een nieuwe elektronische management nieuwsbrief ontwikkeld en ingevoerd.

Thema's: Een aanzeggingentraject is door een gedetailleerd actieplan en ondersteuning van de uitvoering communicatief door ons begeleid. Vanuit managers en medewerkers is een grote waardering uitgesproken voor de openheid en zorgvuldigheid ervan. Daarnaast heeft Involve ondersteuning geleverd aan een cultuurprogramma gericht op meer ondernemerschap.

Meten & borgen: Als onderdeel van de middelenstructuur is per middel een vast evaluatiemoment ingebouwd. Ook grote bijeenkomsten worden standaard geëvalueerd. Daarnaast maakt consistente managementcommunicatie en interne communicatie onderdeel uit van de vaste betrokkenheidsmeting.

Communicatiefunctie: Een voorstel voor de inrichting van de communicatiefunctie en de integrale contentorganisatie is overgenomen. De functie is na kwartier maken door Involve ingevuld en de nieuwe integrale contentorganisatie is van start gegaan.

Contactpersonen: Ilse van Ravenstein, ilse.vanravenstein@involve.eu en Joyce van Kol, joyce.vankol@involve.eu.