Communicatie-organiser helpt dagelijkse communicatie te structureren
Leidinggevenden, projectleiders en professionals besteden gemiddeld 75% van hun tijd aan informatie-uitwisseling. Dat wil zeggen: het ontvangen en verwerken van informatie verkregen in vergaderingen, gesprekken, per telefoon, e-mail en post. En met name het vervolgens vertalen en verspreiden van die informatie naar alle relevante personen via persoonlijke gesprekken, vergaderingen, presentaties dan wel per post of e-mail. Iedereen kiest zijn of haar eigen 'systeem' voor het ordenen en bewaken van deze informatiestromen. Hierin kunnen door tijdsgebrek of onvoldoende structurering gemakkelijk gaten vallen.
Rollen en verantwoordelijkheden
De rollen en verantwoordelijkheden van managers en medewerkers in interne communicatie zijn vaak niet expliciet benoemd. Involve ziet heldere rollen en verantwoordelijkheden juist als de basis voor iedere goed functionerende communicatiestructuur in een organisatie. Die rollen en verantwoordelijkheden hangen nauw samen met het gekozen besturingsmodel. Samen met de ondersteunende middelen (zoals overleggen, rapportages, nieuwsbrieven, intranet, etc.) vormen de rollen en verantwoordelijkheden de communicatiestructuur.
Hoe helpt de Communicatie-organiser?
Om leidinggevenden, projectleiders en profssionals in hun communicatierol te ondersteunen heeft Involve de Communicatie-organiser ontwikkeld. Dit is een praktisch hulpmiddel dat het schrijfblok of de aantekeningen/post-its in de agenda vervangt. Het helpt direct de dagelijkse informatiestroom te stroomlijnen en te bewaken.
Daarnaast heeft de Communicatie-organiser een informatiegedeelte. Hierin staan onder andere de rollen en verantwoordelijkheden voor interne communicatie binnen de eigen organisatie omschreven. Het bevat een overzicht van de communicatiemiddelen (overleggen en ondersteunende middelen) binnen de eigen organisatie. En praktische checklists.
De Communicatie-organiser helpt de (lijn)communicatie te vergemakkelijken en verbeteren. De organiser helpt om de juiste en snelle terugkoppeling van informatie te bewaken en zorgvuldig om te gaan met ideeën en klachten. Dit is een cruciale basis voor een soepel werkproces en betrokken medewerkers en collega’s.
Voor interne communicatieprofessionals is de Communicatie-organiser een goede uitbreiding van hun dienstverlening. Het helpt de communicatieadviseur om positie te verwerven en het interne communicatiebeleid op een opbouwende manier te handhaven.
Vorm en inhoud Communicatie-organiser
De Communicatie-organiser bestaat uit drie onderdelen:
- Blok met informatiedeel en schrijfdeel: het notitieblok beschrijft de communicatiestructuur van uw organisatie, inclusief de verschillende rollen en verantwoordelijkheden voor interne communicatie en handige tips en checklists. Het blok biedt ook ruimte om eigen communicatieacties te verzamelen en bewaken. Het blok is fysiek beschikbaar en kan geschikt gemaakt worden voor PDA.
- Interne communicatie stijltest: persoonlijke interviews geven inzicht in de communicatiestijlen van managers en hun behoeften aan ondersteuning en ontwikkeling in hun communicatierol. De resultaten van deze test vormen de input voor het op maat maken van het blok en de workshop.
- Workshop lijncommunicatie: deze interactieve workshop maakt managers bewust van hun eigen communicatiestijl en eigen rol in de lijncommunicatie. De workshop geeft hen inzicht in de communicatiestructuur van de eigen organisatie. Ook leren managers in deze workshop om de Communicatie-organiser toe te passen. Aan het eind van de workshop ontvangt iedere deelnemer eenvoudige terugkoppellijstjes voor uitgezette ideeën of opmerkingen van medewerkers.
- Fysieke en digitale ‘formulieren’: om het managers nog makkelijker te maken zijn de formulieren uit de communicatie organiser ook beschikbaar in alle formaten papieren agenda’s. En kan afhankelijk van de gebruikte digitale agenda’s ook bijvoorbeeld een black berry of outlook versie van de formulieren worden ontwikkeld.
De workshop lijncommunicatie richt zich op alle leidinggevenden in de organisatie. Elke workshop is op maat: Involve houdt rekening met de specifieke situatie en sluit de workshop aan op wensen en behoeften van de deelnemers. Vanwege de hoge mate van interactiviteit is het aantal deelnemers per workshop beperkt tot 12. De workshop duurt in principe 8 uur. Wij werken ook via het train-de-trainer principe, zodat interne communicatieprofessionals de workshop in hun eigen organisatie kunnen geven.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ilse van Ravenstein of Eric Smilde.
