Communicatiestructuur
Een communicatiestructuur ondersteunt de (in)formele informatie uitwisseling en betekenisgeving tussen mensen in een organisatie. En bestaat naast netwerken en processen, vooral uit een heldere verdeling van verantwoordelijkheden en communicatierollen. En natuurlijk uit communicatiemiddelen ter ondersteuning van deze rollen, verantwoordelijkheden, netwerken en processen.
Optimaliseren communicatiestructuur
Involve kan helpen uw communicatiestructuur te optimaliseren. Wij scannen de huidige structuur op waardering van managers en medewerkers en op eisen die de missie, strategie en gewenste cultuur aan de communicatiestructuur stellen. Dat leidt tot concrete voorstellen voor verbetering. Ons uitgangspunt daarbij is 'less is more'. Ten slotte nemen we de implementatie van die aanbevelingen voor onze rekening en/of het tijdelijk beheer en doorontwikkeling van die structuur. Ook trainen we communicatieprofessionals in het zelf analyseren en opzetten van een passende structuur. Waarbij een steeds grotere rol is weggelegd voor sociale netwerken.
Netwerken
Mensen zijn zoals gezegd het belangrijkste en meest impactvolle ‘communicatiemiddel’. Hoe zij elkaar vinden en met elkaar communiceren, wordt aan de ene kant bepaald door de formele organisatiestructuur en aan de andere kant door informele contacten en relaties. Communicatie via het formele netwerk wordt ook wel lijncommunicatie of cascaderen genoemd. Hier zijn begrippen als top down, bottom up en horizontale communicatie aan de orde. Ook worden op basis van deze organisatiestructuur doel, aard, samenstelling en samenhang van overleggen bepaald.
Daarnaast is er de informele structuur. Die wordt gevormd door alle (werk- en persoonlijke) relaties die er zijn en die voortdurend veranderen. Zonder deze informele uitwisseling zou een organisatie alle flexibiliteit kwijt zijn en zouden nieuwe ideeën in de hiërarchie verdwijnen. Ook deze informele netwerken kun je stimuleren, faciliteren en zelfs gericht bijsturen. Zie daarvoor de visie van Involve op sociale netwerken. Met onze partner Evolve helpen we organisaties bij de strategievorming en implementatie van interne sociale media.
Processen
In de formele en informele netwerken vinden allerlei communicatieprocessen plaats en zijn mensen in vaste patronen van communicatie terecht gekomen. Soms zijn processen impliciet, soms liggen ze expliciet vast in procedures. De interne communicatieprocessen rondom ‘content’ bijvoorbeeld. Zowel het ontwikkelen van content (beleid/strategie) als het rapporteren over de voortgang én delen van successen en lessen. Vaak zijn deze processen gekoppeld aan de communicatiemiddelen.
Middelen
Tenslotte zijn er de ondersteunende persoonlijke en niet persoonlijke middelen. Deze zorgen vooral voor gelijkheid in boodschap en eenduidige timing van communicatie. Middelen zijn het oorspronkelijke domein van interne communicatie. En kunnen worden ingedeeld naar:
- persoonlijke middelen: bijzondere bijeenkomsten zoals managementmeetings en medewerkers sessies.
- niet persoonlijke middelen: zoals bladen, (digitale) nieuwsbrieven, brochures en online media als intranet en diverse sociale netwerk tools.
