11 tips voor grote virtuele evenementen

Hybride werken – deels thuis, deels op kantoor – is of wordt het nieuwe normaal. Maar we werken niet alleen op nieuwe manieren (zie ook deze blog van Involve en Evolve), we nemen ook op andere manieren deel aan sessies. Virtuele sessies organiseren, of ze nu klein of groot zijn, is dan ook anders dan fysieke sessies ontwikkelen. Onlangs organiseerden we een groot virtueel evenement voor leidinggevenden van een van onze klanten. Doel: leidinggevenden uit de dagelijkse hectiek halen en met kennis en inspiratie een (nog) betere versie van zichzelf naar hun team terug laten keren. Meer dan 500 leidinggevenden deden mee en waren enthousiast over de energie, ‘fun’, inhoud, inspiratie én tijd voor zelfreflectie.

Maar hoe organiseer je nu zo’n groot virtueel evenement? We hebben daar bij Involve al veel ervaring mee en delen graag onze ervaringen met jou. We kijken in deze blog naar zowel de organisatie als de inhoud van evenementen, ook aan de hand van voorbeelden. We sluiten af met een aantal ideeën voor wat er specifiek voor grote events (meer dan 500 mensen) nodig is.

De organisatie

  1. Bereid alles tiptop voor. Offline kun je vaak nog wat ‘improviseren’, online kan dat niet. Omdat je alles moet uitdenken, kost de voorbereiding meer tijd dan bij offline sessies. Werk dan ook samen met mensen in de organisatie die de organisatie goed kennen.
  2. Zorg ervoor dat technisch álles werkt. Een regisseur die de flow van de sessie technisch kan inrichten is heel waardevol. Hij of zij kan de verschillende programmaonderdelen technisch goed op elkaar laten aansluiten. Het is belangrijk om een ‘dry-run’ te doen, waarin je alles test en het hele programma doorloopt. Doe dat vooral twee dagen van tevoren zodat je voldoende ruimte hebt om nog zaken te veranderen. Alle hiaten haal je er zo uit en het geeft je als organisator van het evenement vertrouwen. Tip: zorg ervoor dat de deelnemers bij technische issues weten wie ze daarvoor kunnen contacten. Dan hoeft de facilitator van de sessie zich daar niet druk over te maken.
  3. Stem af wie welke rol heeft. Het is ontzettend belangrijk duidelijk te hebben wie waarvoor verantwoordelijk is, zowel in de voorbereiding als tijdens de sessie. Wie doet de techniek? Wie de inhoud en wie welk onderdeel van de inhoud? Zorg ervoor dat iedereen dit scherp heeft, zodat je tijdens de sessie snel en efficiënt kunt schakelen.
  4. Indien nodig, kies voor een professionele dagvoorzitter die zich comfortabel voelt bij een virtuele setting. Die is dan in staat de sessie goed te begeleiden ook als er geen ‘echt’ publiek is. De dagvoorzitter moet energie overbrengen en rekening weten te houden met de spanningsboog van de deelnemers.
  5. Net als bij een offline evenement is de studio en/of locatie bij een online evenement heel belangrijk. Zorg dat die passen bij de sfeer die je wilt uitstralen. Een locatie met een aparte ruimte voor overleg of om je even terug te trekken als facilitator is helemaal fijn.
  6. Let op de tijdsduur. Onze spanningsboog is niet eindig, en al helemaal niet in virtuele sessies. Maak ‘energizers’ en interactiemomenten onderdeel van de sessie, ook tijdens eventuele break-outs. Wat dacht je van een poll of een virtueel twisterspel zodat mensen zich even lekker in bochten kunnen wringen op de plek waar ze zijn?

De inhoud

  1. Zowel bij on- als offline evenementen: sluit aan bij de taal van de organisatie. Gebruik woorden die specifiek zijn voor jouw organisatie tijdens het evenement. Spreek je bijvoorbeeld over ‘managers’ of ‘people leaders’? Stem dit aspect ook goed af met de eventuele dagvoorzitter.
  2. Naast energie geven is ruimte voor zelfreflectie heel waardevol. Bied deelnemers gelegenheid om de inhoud naar hun eigen situatie te vertalen, zowel in tijd als door ze dingen te laten opschrijven. Dat creëert een goede balans tussen luisteren, meedoen en zelf rustig nadenken.
  3. Creëer interactie. Bij een online evenement kunnen je deelnemers met één snelle klik weg zijn. Dat maakt interactie nog belangrijker. Dat kan plenair via vragentool Mentimeter, polls of de chat, of via break-outs in kleine groepjes. Wissel luisteren én doen goed af. Een leidraad is om elke 7 minuten een actie van de deelnemers te vragen. Ook een leuke optie is een klein publiek hebben dat in de studio of op een scherm ‘live’ te zien is en waarmee de facilitator of deelnemers kunnen interacteren. Of stuur de deelnemers iets thuis: zo zorg je voor een fysiek element bij een virtuele bijeenkomst. Dat kan variëren van chocola (!) tot een kleine hand-out die de deelnemers inhoudelijk door de sessie loodst. Neem dit mee in je voorbereiding zodat hier tijdig aan gewerkt kan worden.
  4. Netwerken en informeel contact kan ook virtueel. Mensen gaan graag naar evenementen vanwege het netwerken en informele contact met elkaar. Virtueel kan dat ook met een online borrel, pub quiz of informele break-outs om ervaringen met elkaar uit te wisselen.
  5. Voeg een optioneel onderdeel toe. Zo kun je deelnemers de input laten verwerken of even tot rust laten komen in plaats van dat ze meteen weer hard aan de slag gaan. Je kunt interessante podcasts, yoga oefeningen of uitleg over 10 minuten ‘free writing’ aanbieden om deelnemers alles te laten opschrijven wat ze die dag hebben geleerd.

En als laatste, een aantal ideeën voor wat er specifiek voor grote events (meer dan 500 mensen) nodig is:

  • Bij een groot online evenement heb je voldoende support nodig om mensen te helpen, zowel technisch als eventueel op inhoud. Waar je bij een klein evenement sneller kunt inspringen en bijsturen, moet je bij een groot evenement alles goed voorbereiden en organiseren.
  • Daarnaast moet je goed kijken welke interactie je met het publiek wilt en kunt doen. Je wilt je publiek natuurlijk betrokken houden en onderdeel maken van de sessie, maar je moet ook rekening houden met de spanningsboog. Waar je bij kleine events meer persoonlijke interactie kunt creëren, moet je bij grote evenementen andere manieren kiezen om met iedereen te interacteren, zoals het inzetten van polls, Mentimeter, moodcheckers en de chat. Zorg er dan voor dat iedereen de chat kan zien en/of dat je als facilitator de reacties op een scherm kunt lezen en ze kunt benoemen of clusteren. Dan worden de reacties van de deelnemers ook daadwerkelijk meegenomen in de sessies. Break-outs in kleine groepjes is sowieso leuk en kan best bij evenementen met een flink aantal deelnemers. Bereid dit dan goed van te voren voor zodat het in de sessie zelf niet veel tijd kost om iedereen in te delen. Veel online systemen als Teams of Zoom hebben een mogelijkheid om mensen willekeurig in groepen onder te verdelen. Als je dat niet wilt moet je van te voren de groepen goed scherp hebben. Belangrijke tip: let er op dat vaak een maximum aantal break-outs voor één Zoom-account geldt.

Grote virtuele evenementen zijn dus ook in deze online tijd prima te organiseren! Wil je hulp bij het opzetten van een (groot) virtueel evenement? Bel, mail of app ons. We denken graag met je mee.