3 aandachtspunten bij reorganisatie of herstructurering in coronatijd

Corona brengt beweging op gang. Het is wachten op de volgende herstructurering, reorganisatie en overname. Waar moet je op letten als het zo ver is? Lees hier de eerste handvatten.

Daar zitten we dan, jij en ik. Samen, maar ook alleen. Allebei in onze (eigen) glazen bol te turen om te kijken hoe de wereld er over een week, een maand of een half jaar uitziet. Want hoe ontwikkelt het zich nu? Niemand heeft het script – met deze globale pandemie kan veel van wat we kennen de prullenbak in.

Waar gaat de wereld heen?

Wat denk jij? Wat doe je over een paar maanden? Welke stappen heeft jouw organisatie dan doorgemaakt? En wat is de belangrijkste uitdaging dan?

Ook ik heb niet alle antwoorden – maar wel een eerste gedachte bij de kant die het op kan gaan. Zo zien we bij onze klanten dat deze tijd juist ook versnelling brengt in een aantal zaken. Bijvoorbeeld in het digitaal samenwerken – waarmee er iets verandert in de manier waarop werk, werkt. Misschien wel blijvend. Of in het doorvoeren van een nieuwe strategie. Want de urgentie daarvoor neemt toe.

Maar ik denk zeker ook nog aan één ander aspect. Veranderingen in de samenleving vragen vrijwel altijd veranderingen in organisaties. Grote en kleine organisaties zijn hard geraakt door de intelligente lockdown en krijgen nog lang te maken met de economische gevolgen daarvan. Sommige maken zich op voor harde ingrepen. Andere worden overgenomen door krachtige partijen die zo versneld groeien.

Herstructureren en reorganiseren

De komende tijd gaan organisaties reorganiseren en in de kosten snijden, of overnemen en integreren. Die ontwikkelingen leiden tot aankondigingen waarvoor je niet over één nacht ijs gaat. Want een onzorgvuldig communicatieproces leidt niet alleen tot woede en frustraties bij mensen die eventueel moeten vertrekken, maar ook tot frustratie en onrust bij degenen die mogen blijven – en die je de komende jaren hard nodig hebt om de organisatie weer op te bouwen.

Bovendien werpt de huidige manier van samenwerken een extra drempel op. Hoe breng je deze boodschap over aan medewerkers die impact ondervinden terwijl ze thuis moeten werken?

Hoe het niet moet? Het antwoord op die vraag is niet zo ingewikkeld. Kijk maar naar Bird, gevestigd in Los Angeles, dat aan meer dan 400 mensen in één keer wilde laten weten dat hun werkzaamheden vanwege de crisis beëindigd werden. Ze hadden zich alleen even niet bedacht dat hun Zoom-account maximaal 300 mensen tegelijkertijd toelaat in één call. Vervolgens te laat beginnen en schijnbaar een opgenomen boodschap afspelen is ook niet echt de meest menselijke manier om deze inhoud over te brengen. Achteraf gaven ze zelf ook aan: wellicht was het toch beter geweest om iedereen persoonlijk op de hoogte te stellen.

Drie elementen

Hoe dan wel? Op basis van onze ervaringen herkennen we drie elementen die cruciaal zijn om een reorganisatie of herstructurering tot een succes te maken:

  1. Militaire voorbereiding;
  2. Zorgvuldig en transparant communicatieproces;
  3. Volgbaarheid in de vervolgstappen.

1- Militaire voorbereiding

Een zorgvuldig en goed proces rondom een herstructurering of reorganisatie vraagt om een militaire voorbereiding. Dat begint met inzicht in de impact voor alle verschillende groepen binnen de organisatie. En dan niet soort van ongeveer, maar in detail: wat is de impact voor deze functies? Hoe gaat het proces er voor hen uitzien? Wat weten we nu al, en wat weten we bij de volgende stap? Met andere woorden: hoe snel is er duidelijkheid?

Op basis van die verschillen in impact ontwikkel je maatwerk communicatie voor iedere groep, gebaseerd op de impact die ze ondervinden. Denk daarbij ook aan de impact van de samenwerking met anderen: neem in de overweging mee met welke afdelingen zij veel samenwerken en wat de herstructurering of reorganisatie voor die groepen betekent.

Uit de vorige twee elementen blijkt eigenlijk al: er is een kraakheldere boodschap nodig. Die bevat in ieder geval de volgende drie elementen:
1. Wat gaat er gebeuren?
2. Waarom is dit nodig?
3. Wat is de impact op jou?

Dat vraagt veel voorbereiding en een heel precieze planning. Onder andere om voldoende tijd te hebben om leidinggevenden mee te nemen in de specifieke rol die zij in dit proces spelen. Zij hebben allereerst zelf ruimte nodig om de boodschap te verwerken. Breng ze daarom eerder op de hoogte en geef hen de tijd om hun eigen vragen te stellen. Vervolgens is het tijd voor hun voorbereiding. Ze spelen een belangrijke rol in de communicatie met hun team en daar hebben ze hulp bij nodig. Wat wordt er precies van ze verwacht? En wat reik je daarvoor aan? Denk dan aan de verhaallijn die ze kunnen gebruiken en de vragen die ze kunnen stellen om met het team in gesprek te gaan.

2- Zorgvuldig en transparant communicatieproces

Belangrijk aspect in het verhaal, hoe tegenstrijdig ook: het draait meer om luisteren dan om praten. Zo leert onze ervaring dat het helpt als mensen na de aankondiging (die je kort houdt, denk aan maximaal 15 minuten) direct de gelegenheid krijgen om hun eerste reactie te ventileren met collega’s. Om daarna met het team te kijken welke vragen er spelen. Dat voelt tegenstrijdig, omdat we gewend zijn een zorgvuldig voorbereide boodschap van A tot Z mede te delen. Toch is het belangrijk, want na de eerste aankondiging horen de mensen niets meer van je zorgvuldig voorbereidde kernboodschap. Geef je ze geen tijd om zelf na te denken en te praten? Dan zie je de hele zaal één voor één afhaken.

En dan natuurlijk de vraag: hoe gaat dat in een digitale setting? Het meest eenvoudige antwoord: niet. Althans, niet alleen in een grote, digitale setting waarbij iedereen bij elkaar geroepen wordt. In een digitale setting zouden wij de volgende stappen voorstellen:

  • Start met een centrale aankondiging
    Dat gaat om die 15 minuten die we in hierboven noemden. In korte tijd deel je de hoofdboodschap. Bijvoorbeeld in een webcast, webinar of online beeldbel systeem.
  • Digitale kamers om met elkaar door te praten
    Bijvoorbeeld per team. Laat collega’s met elkaar doorpraten en reflecteren. Doe je dat niet? Dan organiseren mensen het zelf en kost het veel energie om de signalen hiervan op te halen…
  • Vragen beantwoorden
    Hier bestaan twee opties. Laat iedereen terugkomen naar een centrale online plek om vragen te beantwoorden. Of laat een leidinggevenden of HR-adviseur aansluiten bij de verschillende groepen.
  • Persoonlijke, individuele follow-up
    Waarin er tijd is voor de persoonlijke impact voor de medewerkers. Plan dit op het moment dat de individuele impact bekend is. Het is belangrijk om die gesprekken kort na elkaar plaats te laten vinden, zodat iedereen min of meer gelijktijdig de impact kent.

Het proces communiceert ook. Het gedrag van een manager, de keuzes die de top of andere beslissers maken, de manier waarop zij zaken meedelen. Onzorgvuldigheid in dit proces achtervolgt je nog lang – het kost namelijk vertrouwen.

3- Volgbaarheid in de vervolgstappen

We hebben het niet exact onderzocht, maar uit ons werk voor organisaties blijkt veelal: mensen horen liever te veel dan te weinig. Althans, dat zeggen ze. Het is een beetje te vergelijken met het gevoel dat je op een feestje staat en anderen verderop iets zeggen dat je net niet helemaal meekrijgt, maar wel interessant klinkt. Tegen de tijd dat je daar bent is het onderwerp gepasseerd. Terwijl je het wel had willen weten.

Medewerkers hebben snel het gevoel een kennisachterstand te hebben. Wat op zijn beurt vlug leidt tot onzekerheid en onvrede over het proces, én over de inhoud van de boodschap. De oplossing hiervoor? Volgbaarheid en transparantie organiseren met procescommunicatie. Dat vraagt voorbereiding, ook vóór het moment van aankondiging. Welke ritme voor communicatie is handig én haalbaar om te hanteren? Welke mijlpalen zijn er? Stel dat er afscheid genomen moet worden van collega’s, welke systematiek wordt daar dan voor gehanteerd? De aandacht die het geheel krijgt geeft ook een signaal af en draagt daarmee bij aan de transparantie.

Volgbaarheid stopt dus niet na de eerste aankondiging. Dit is een traject van de lange adem, waarbij je tot de laatste afronding met aandacht het proces inzichtelijk wilt maken.

Afsluitend

Aandacht voor deze drie elementen verdient zich in zo’n traject dubbel en dwars terug. Niemand weet exact wat de toekomst voor ons in petto heeft. Herstructurering, reorganisatie of overname zijn voor sommigen onvermijdelijk. De punten die we hier aanreiken geven houvast om de voorbereiding en aankondiging te doen.

Meer lezen? Over de zeven cruciale stappen die een rol spelen bij voor, tijdens en na een grote aankondiging schreven we eerder de blog: ‘De kracht van zorgvuldigheid’.

En natuurlijk denken we graag met je mee. Neem daarvoor gerust contact met ons op.