9 tips waarmee jij vanaf vandaag beter schrijft en communiceert

Kijk eens naar de twee kleuren hierboven. Allebei blauw, toch? Links is wat lichter, maar bijna iedereen zal het ermee eens zijn dat allebei varianten van blauw zijn. Althans in Nederland. Want vraag je dit aan Russen dan is het antwoord waarschijnlijk: links is голубой en rechts is синий. En als we dan vragen of dit twee varianten van dezelfde kleur zijn, dan zeggen ze waarschijnlijk: nee.

Waarom hebben we het hier over kleuren blauw in het Russisch? Omdat dit voorbeeld laat zien dat taal van grote invloed is op hoe wij de wereld zien en begrijpen, simpelweg omdat we er andere woorden voor hebben. In de wetenschap woedt al jaren een discussie over de vraag: heeft de taal die wij spreken invloed op hoe wij de wereld ervaren? Als wij geen Nederlands spraken, maar Russisch, zouden we dan inderdaad andere kleuren zien dan licht en donkerder blauw? Zijn de kleuren écht anders omdat we er andere woorden voor gebruiken? We wagen ons in deze blog niet aan een inhoudelijk antwoord, maar gaan er hier wel vanuit dat de taal die we spreken ons gedrag en onze manier van kijken inderdaad beïnvloedt. Hoe werkt die beïnvloeding dan en wat kun je er praktisch mee in je werk?

In de praktijk

Om te beginnen is het onmisbaar voor goede communicatie om een gemeenschappelijke basis te hebben en dat is in ieder geval het spreken van dezelfde taal. Maar minstens zo belangrijk is een gemeenschappelijk referentiekader. Met je beste vrienden of familie kun je soms aan één woord genoeg hebben. Je kent elkaar zo goed dat je in no-time weet wat de ander ergens mee bedoelt. Door de jaren heen heb je min of meer dezelfde referentiekaders opgebouwd en dus interpreteer je wat iemand zegt of schrijft meestal op dezelfde manier. Dit zorgt voor heel effectieve communicatie want je begrijpt elkaar snel. Hoe is dat echter op de werkvloer waar je niet altijd zo’n hechte band en lange historie hebt met je collega’s? Goed nieuws! Hier kun je met jouw taalkeuzes voor effectiviteit zorgen.

Kernwoorden hierin zijn consistentie en consensus. Wanneer jouw organisatie een nieuwe strategie of verandering implementeert of een nieuw systeem invoert, creëer dan vertrouwen en houvast door consistent te zijn in je woorden. En, heel belangrijk, zorg dat medewerkers die woorden ook op dezelfde manier kunnen interpreteren. Belangrijk hierbij is:

  1. Werk vanuit één kernverhaal.
  2. Baseer alle communicatiemiddelen op dit kernverhaal en wijk niet af van de daarin gekozen bewoordingen voor belangrijke begrippen.
  3. Onderzoek – zowel in het begin als later – hoe mensen het kernverhaal interpreteren. Dit begint bij de top en de leidinggevenden. Wanneer zij verschillende interpretaties hebben werkt dit zeker door naar de medewerkers. Daarom is het belangrijk om regelmatig de interpretaties te toetsen onder leidinggevenden en medewerkers.

Oma-gedrag

Met deze tips bied je medewerkers helderheid en eenduidigheid over wat er gebeurt. Eenzelfde interpretatie van de strategie of verandering is het begin van alignment. Een ander begrip dat een belangrijke rol speelt in de effectief taalgebruik is priming. Dit woord is niet zo makkelijk te vertalen in het Nederlands, daarom leggen we het uit aan de hand van een voorbeeld. De taalkundige John Bargh (University of Michigan) liet ooit een groep proefpersonen zinnen maken met woorden die we associëren met oma’s : ‘bloemetjesjurk’, ‘rollator’ en ‘vergeetachtig’. Een andere groep liet hij zinnen maken met de woorden: ‘jurk’, ‘auto’ en ‘vergissing’. Wat bleek? De groep die zinnen maakte met de ‘oma-woorden’ liep na de test beduidend langzamer terug naar de uitgang dan de tweede groep. De groep van de oma-woorden ging daadwerkelijk oma-gedrag vertonen! Dit onderzoek laat zien dus zien dat jij met de juiste woordkeuze invloed kan hebben op het gedrag van je collega’s.

Daarom een aantal tips hoe jij met de juiste taalkeuzes interne communicatie meer kracht geeft:

  1. Als je betrouwbaar en geloofwaardig over wilt komen, vermijd dan de toekomende tijd. Dus niet: we zullen je op de hoogte houden van wat er speelt, maar: we houden je op de hoogte van wat er speelt.
  2. Kies voor een actieve schrijfstijl: Dus niet: het project wordt geleid door Peter, maar: Peter leidt het project.
  3. Focus je in je communicatie op de beleving van de lezer. Kies niet voor: De nieuwe software geeft de mogelijkheid om intern te beeldbellen, maar voor: Je kunt met de nieuwe software gemakkelijk beeldbellen met al je collega’s.
  4. Kies je woorden bewust. Schemert er een positief of een negatief gevoel door in je woorden? Schrijf bijvoorbeeld liever: ‘Denk je eraan om morgen de printjes mee te brengen?’ dan ‘Vergeet niet om morgen die printjes mee te nemen’.

Ook in je persoonlijke communicatie kan taal het verschil maken:

  1. Als je een klein foutje hebt gemaakt in een mailtje reageer dan liever met: ‘Goed opgemerkt! Hierbij de juiste versie. Bedankt voor je oplettendheid’ dan met: ‘O sorry, slordig van me. Helemaal gemist!’
  2. Focus ook in je persoonlijke communicatie op de beleving van de ander, niet op die van jezelf. Wanneer je iemand een bericht stuurt ‘neem’ je al tijd van de ander, pas er voor op hem/haar niet ook nog te vermoeien met jouw sores. Dus wanneer je bijvoorbeeld een beetje te laat bent met reageren op een mailtje, schrijf dan niet: ‘Excuses voor de late reactie, drukke dag gehad!’, maar hou het bij: ‘Bedankt voor je geduld.’

Dan nog een laatste tip: kijk eens kritisch naar jouw communicatiemateriaal of eigen mailtjes. Sluiten je woorden aan bij de acties die anderen moeten doen? En bij het gevoel dat je bij de lezer wil achterlaten?

Meer weten hierover? Bekijk onderstaande links. Vragen? Bel ons gerust!
https://www.ted.com/talks/lera_boroditsky_how_language_shapes_the_way_we_think?language=nl
https://www.ted.com/talks/uri_hasson_this_is_your_brain_on_communication/transcript
https://www.psychologytoday.com/files/attachments/5089/barghchenburrows1996.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=gMqZR3pqMjg