Bijeenkomsten en andere communicatiemomenten

Interne communicatie is in de eerste plaats: communicatie tussen mensen. We communiceren steeds vaker digitaal en op afstand met elkaar. Misschien dat daardoor de behoefte aan ‘echt contact’ wel toeneemt. In elk geval merken wij dat impactvolle communicatiemomenten in organisaties belangrijker zijn dan ooit.

Onze specialisten weten als geen ander hoe je zorgt dat zulke momenten ook echt meerwaarde hebben. Of het nu gaat om een grote kick-off van een verandertraject, een terugkerende leiderschapsbijeenkomst, een werkoverleg of de daily standup in een agile organisatie. Het gaat erom dat er verbinding tussen mensen tot stand komt, effectieve uitwisseling plaatsvindt met een resultaat waar iedereen blij mee is. Daar helpen we organisaties mee.

Events voor inspiratie, lancering en aankondiging

Er zijn momenten waarop je het liefst ‘iedereen bij elkaar haalt’ in een organisatie. De lancering van een nieuwe strategie bijvoorbeeld. Een terugkerende townhall of leiderschapsbijeenkomst. Of de aftrap van een fusie of verandertraject. Hoe zorg je ervoor dat er een heldere boodschap overkomt zonder het publiek dood te slaan met powerpoint slides? Hoe creëer je energie en inspiratie? Of in andere gevallen: hoe zorg je dat een moeilijke boodschap goed landt? En het belangrijkste: hoe zorg je dat er contact en interactie ontstaat met de aanwezigen? Het zijn allemaal belangrijke vragen die bepalend zijn voor het succes van de bijeenkomst.

Dit soort momenten maakt heel vaak deel uit van de communicatieprogramma’s die wij ontwikkelen en begeleiden. Daardoor weten we inmiddels wat werkt en wat niet. Daar kunnen we jouw organisatie dus ook bij helpen.

Werksessies en heidagen

Veel teams hebben af en toe behoefte aan een heidag of werksessie om even afstand te nemen van de dagelijkse hectiek en over de grotere vragen na te denken. Om de nieuwe strategie te doorleven en te vertalen naar de praktijk bijvoorbeeld. Of om een nieuw jaarplan uit te werken met concrete acties en een goede taakverdeling. En soms ook om met elkaar na te denken over de samenwerking en de dynamiek in het team.

Vaak zijn de verwachtingen over zo’n dag hooggespannen. In de praktijk valt dat nog wel eens tegen. Discussies worden niet goed afgerond, de echte issues komen niet op tafel, of er komt juist een enorme lijst met actiepunten waar vervolgens niet mee gebeurt.

Wij helpen teams met het voorbereiden en begeleiden van dit soort werksessies. We weten hoe je doelen van de dag kan vertalen naar slimme en leuke werkvormen. We helpen het gesprek op de dag te richten en te structureren. We zorgen dat iedereen actief betrokken is. En dat er aan het eind een concreet resultaat ligt waar het team achterstaat en mee verder kan.

Co-creatie bijeenkomsten

De tijd waarin managers bedenken en medewerkers uitvoeren is voorbij. In veel organisaties werken professionals die heel goed in staat zijn om zelf oplossingen te bedenken en verbeteringen door te voeren. En steeds meer organisaties kiezen voor een agile model met minder managers. Dat vraagt om nieuwe manieren van participatie waarbij de ‘wisdom of the crowd’ optimaal benut wordt.

Wij helpen organisaties bij het ontwikkelen en begeleiden van co-creatieprocessen. Vaak via kleine en grote werkbijeenkomsten waarin groepen tot meer dan 100 deelnemers samenwerken aan concrete opgaven. Daarbij is de uitdaging om werkvormen te ontwikkelen waarmee je focus aanbrengt in het werk, alle talenten in de groep benut en tot een concreet en gedragen resultaat komt.

Team- en werkoverleg

Naast specifieke bijeenkomsten helpen we organisaties ook bij het verbeteren van de dagelijkse communicatiemomenten. Het reguliere werkoverleg of de dagstart bijvoorbeeld. Ook daar is het van belang dat de schaarse tijd die je samen doorbrengt echt iets oplevert. Dat de juiste zaken op tafel komen. Dat er constructief wordt overlegd en problemen worden opgelost. Dat iedereen gehoord wordt en ook gevoelige punten bespreekbaar zijn. En dat het team na een overleg niet ‘leeg’ is maar juist met nieuwe energie aan het werk gaat.

Wij helpen teams om de onderlinge communicatie te verbeteren. Door training en coaching en door de inzet van specifieke methoden zoals, de werkoverlegcheck, Thinking Environment en Subconscious Impact. We bieden ook gerichte trainingen aan voor leidinggevenden die de communicatie in hun team willen verbeteren.

Goede gesprekken

En dan zijn er nog allerlei vormen van gesprekken die spannender zijn dan anders. Denk aan moeilijke discussies in een managementteam. Een lastige boodschap bij een reorganisatie. Of de periodieke beoordelings- en ontwikkelgesprekken. Een groot deel van onze adviseurs is opgeleid trainer/coach in Subconscious Impact. Dat is een praktische methodiek voor het versterken van ieders vaardigheden in dit soort situaties.

Wat we concreet doen

We kunnen je helpen met alle stappen die nodig zijn voor een effectieve, energieke en inspirerende bijeenkomst:

Ontwikkeling/design van de bijeenkomst. Daarvoor kijken we natuurlijk om te beginnen naar wat het doel is, wat moet het resultaat zijn van de bijeenkomst? En ook: waar past de bijeenkomst in het grotere geheel van acties en momenten? Wij ontwerpen zelf bijeenkomsten maar leuker is het om dit samen met mensen uit de organisatie te doen.

Uitwerken programma in werkvormen. Als de hoofdlijnen staan dan kunnen onze specialisten helpen met het ontwikkelen van effectieve en interactieve werkvormen. Of het nu gaat om een large group intervention of juist een intensieve vorm van gesprek in een kleine groep, we vinden een opzet en flow die zowel effectief als inspirerend is.

Voorbereiden en organiseren bijeenkomst. Onze specialisten weten niet alleen alles van interactie maar zijn ook uitstekende projectmanagers en coördinatoren. We zorgen voor een strak draaiboek en professionele materialen. En we bereiden belangrijke sprekers voor op hun rol tijdens zo’n bijeenkomst in de vorm van speaker prep of coaching.

Begeleiden/faciliteren. Wij verzorgen regelmatig de hosting, het dagvoorzitterschap en de begeleiding van onderdelen van het programma. Maar soms is het beter wanneer bijeenkomsten gehost worden door eigen mensen van de organisatie, met name wanneer zichtbaar leiderschap nodig is. Ook dan kunnen we het programma prima faciliteren, in een onzichtbare rol op de achtergrond.

Uitwerken van de resultaten. Indien gewenst zorgen we voor verslaglegging in woord en beeld (bijvoorbeeld in de vorm van cartoons of animaties). We kunnen ook de terugkoppeling en follow-up van de gemaakte afspraken begeleiden.