Michiel raadt aan… Organisatiestructuren door Henry Mintzberg

Involve boekenweek

 

Welk boek is voor jou het beste boek ooit geschreven over change en communicatie?
Ik denk dat je veranderkunde pas goed onder de knie krijgt als je heel goed begrijpt waarom organisaties werken zoals ze werken. Dan kom ik toch snel uit bij de klassiekers over organisatiekunde, zoals het boek Organisatiestructuren van Henry Mintzberg. Het is nog altijd een fantastische basis die je bijvoorbeeld helpt om de agile transformatie van veel organisaties te begrijpen.

Kun je een korte samenvatting geven van de hoofdboodschap uit Organisatiestructuren?
Mintzberg beschrijft de basisprincipes van organiseren: als je de taken verdeelt over meer dan één persoon, is er een coördinatie-mechanisme nodig om te zorgen dat er aan het eind toch één product of dienst is geleverd. Die coördinatievraag wordt opgelost in organisatiestructuren en in besturing, waarbij Mintzberg vijf archetypen beschrijft:

  • Als je met een paar mensen werkt, is de structuur informeel en is het coördinatie-mechanisme onderlinge afstemming: je regelt het gewoon samen.
  • Als de organisatie groter wordt is er behoefte aan een managementstructuur met direct toezicht: een chef die de taken verdeelt en toeziet op het resultaat;
  • Nog grotere organisaties met niet al te complex werk, coördineren dat door het standaardiseren van werkprocessen; denk aan lopende band werk of aan de bureaucratische uitvoeringsorganisaties binnen de publieke sector;
  • Als het werk te complex is om het proces te standaardiseren, dan kunnen organisaties ook kiezen om de output te standaardiseren; dit zien we bijvoorbeeld bij thuiszorgorganisaties waar precies is bepaald wat er moet worden geleverd maar de professionals zelf bepalen hoe ze het werk doen;
  • Wanneer het werk nog complexer wordt is ook het eindresultaat niet precies te definiëren en worden de vaardigheden van medewerkers gestandaardiseerd; dit zien we bijvoorbeeld bij ziekenhuizen of adviesbureaus, waar hoogopgeleide professionals zeer zelfstandig hun werk doen;
  • Tot slot is er nog een categorie extreem complex werk, vaak unieke opgaven die projectmatig worden uitgevoerd, waarbij geen enkel mechanisme meer werkt. Mintzberg noemt hier vaak het bouwen van een satelliet met een multidisciplinair team van superspecialisten. Die vallen weer terug op het eerste mechanisme: onderlinge afstemming.

Hoe gebruik je deze kennis in verandertrajecten bij opdrachtgevers?
Wat ik interessant vind is dat veel veranderingen vandaag draaien om nieuwe manieren van organiseren. En daarbij zie je vaak dat er een verschuiving plaatsvindt naar een ander ‘Mintzberg-type’. De agile-transformatie die we in veel organisaties zien, is in feite een verschuiving naar die laatste categorie. Het hoge tempo van vernieuwing, bijvoorbeeld in de IT en de bankensector, werd te complex voor de bureaucratische samenwerking tussen allerlei afdelingen. Dus wat doe je dan? Je vormt multidisciplinaire teams die zeer autonoom kunnen werken om samen, in onderlinge afstemming concrete vernieuwing of verbetering voor klanten op te leveren. Andersom zien we in de bouwsector onder invloed van digitalisering een verschuiving van projectmatig denken naar het denken in gestandaardiseerde processen. Vroeger was je in de bouw de koning als je ‘het in het werk wist op te lossen’. Nu worden bouwwerken helemaal digitaal ontworpen en volgen bouwbedrijven strakke standaardprocessen, waardoor ze efficiënter, sneller en met minder faalkosten bouwen. Net als bij de agile organisaties heeft deze verschuiving in de bouwsector een enorme impact op de cultuur, op de structuur, op de manier van denken en werken in die organisaties.

Wat is voor jou de belangrijkste takeaway uit dit boek?
Een ogenschijnlijk kleine verandering in de structuur is soms een symptoom van een veel groter transformatieproces. De structuur is het meest zichtbare deel van een systeem dat daarnaast de hele manier van denken en werken, sturen en coördineren omvat. Zo’n systeem is niet voor niets zo ontstaan. En systemen zijn gericht op stabiliteit: als je er tegenaan duwt dan duwen ze terug. Daarom moet je bij de introductie van nieuwe vormen van organiseren altijd verder kijken dan de structuur. Je moet je afvragen of er sprake is van een verschuiving naar een nieuw systeem, en zo ja, waarom. Als je dat weet kan je ook een brede veranderaanpak kiezen die daar recht aan doet.

Heb je ook nog een aanrader voor een boek dat niet over organisaties, change of communicatie gaat?
Ik vind het heel belangrijk om de lokale boekhandel te steunen en koop dus boek na boek, maar veel tijd om te lezen heb ik helaas niet. Ik ben nu bezig in het nieuwe boek van Bas Heijne, Leugen & Waarheid. Een boek over de grote ontwikkelingen van deze tijd, zoals de grote hang naar complottheorieën. Heel interessant!