Multinationale drankenproducent

Deze grote multinationale drankenproducent zocht verander- en communicatieadvies/uitvoering en later ook projectmanagement voor de uitrol van een nieuw werkconcept voor de Global IT afdeling – dit was tevens een pilot voor uitrol bij mogelijk andere bedrijfsonderdelen.

Klant

Multinational in dranken –met diverse merken- met wereldwijd bereik, aantal medewerkers: ca. 80.000, omzet: ca. 22 miljard.

Vraag

Het bedrijf wilde een nieuw werkconcept voor de IT afdeling invoeren, en de uitrol ook gebruiken als pilot voor mogelijke andere bedrijfsonderdelen. Het concept vraagt een nieuwe manier van (flexibel) werken, papierloos, technologisch ondersteund en zonder vaste plekken, en dagelijks nadenken over wat voor werk je gaat doen, met wie en wáár. Er zijn specifieke plekken voor concentreren, samen creëren, elkaar ontmoeten, informeel bijpraten, formeel overleggen etc.

We startten als change and communication lead en namen later ook het gehele projectmanagement over. De werkstromen daarin waren Gedrag, HR, ICT en Gebouw & Facilities.

Aanpak

Als lid van het projectteam startten we direct met wat al gepland was. Zoals een Change Leadership Workshop ontwikkelen voor alle leidinggevenden over het change proces: hoe ervaren mensen zo’n verandering, welke rol speel jij en hoe helpen we je in die rol? Ook communiceerden we meteen over het project en de tijdelijke verhuizing naar een andere plek.

Tegelijkertijd ontwikkelden we een verander- en communicatie aanpak met als kern: leiders als change drivers en ondersteuning van hen, en, hoe kunnen, willen en mogen mensen veranderen door actieve betrokkenheid en interactie. Ook ontwierpen we diversiteit in de aanpak afhankelijk van wie wat voor impact van de verandering zou ervaren.

Het plan omvatte een aanpak voor trainingen, voorbereiden en faciliteren van workshops en bijeenkomsten voor leidinggevenden, medewerkers en ambassadeurs, en ontwikkeling van communicatie materialen.

Na drie maanden stond het plan, lag de basis en hadden de eerste activiteiten met succes plaatsgevonden. Toen kwam de vraag het project ook te managen, naast het leiden van de verander- en communicatie aanpak. Dat deden we met aandacht voor communicatie in de projectorganisatie, over het project en het samen vormgeven aan de nieuwe werkomgeving en werkwijze. Als fases onderscheidden we: explain, explore, experience, evolve.

Gedurende het traject spraken en reflecteerden we regelmatig met medewerkers, klankbordgroep en management. Ook voerden we een 0-meting uit en na oplevering een 1-meting over het nieuwe werkconcept en -wijze.

Resultaat

De overall tevredenheid met het concept en de werkwijze was een ruime 8. Dat was gemiddeld 1,5 punt hoger dan bij de 0-meting. Ook heeft het bedrijf een blauwdruk gekregen voor de verander- en communicatieaanpak voor de uitrol van het werkconcept bij andere afdelingen.