Multinationale drankenproducent

Deze grote multinationale drankenproducent zocht verander- en communicatieadvies/uitvoering en later ook projectmanagement voor de uitrol van een nieuw werkconcept voor de Global IT afdeling – dit was tevens een pilot voor uitrol bij mogelijke andere bedrijfsonderdelen.

Klant

De klant is een multinational in dranken met diverse merken en met een wereldwijd bereik. Er werken circa 80.000 medewerkers en de omzet wordt geschat op €22 miljard.

Vraag

Het bedrijf had de wens een nieuw werkconcept voor de IT afdeling in te voeren. De uitrol van dit werkconcept wilden ze indien mogelijk ook gebruiken als pilot voor andere bedrijfsonderdelen. Het concept vraagt een nieuwe manier van (flexibel) werken: papierloos, technologisch ondersteund en zonder vaste plekken. Medewerkers zouden nu dagelijks nadenken over wat voor werk ze gaan doen, met wie en waar. Er waren hiervoor specifieke plekken voor concentreren, samen creëren, elkaar ontmoeten en voor formeel overleggen ingesteld.

We startten als change and communication lead en namen later op verzoek van de klant ook het gehele projectmanagement over. De werkstromen daarin waren Gedrag, HR, ICT en Gebouw & Facilities.

Aanpak

Als lid van het projectteam startten we direct met wat al gepland was. Zo hebben we direct een Change Leadership Workshop ontwikkeld voor alle leidinggevenden. In deze workshop spraken we met de deelnemers over het change proces: hoe ervaren mensen zo’n verandering, welke rol speel jij als leidinggevenden en hoe kunnen wij als Involve jou helpen en begeleiden in die rol? Ook communiceerden we meteen over het project en de tijdelijke verhuizing naar een andere plek.

Tegelijkertijd ontwikkelden we een verander- en communicatie aanpak met als kern change drivers en leiders als ondersteuners. In de aanpak werd beschreven hoe de medewerkers mee kunnen, willen en mogen veranderen door actieve betrokkenheid en interactie. Ook ontwierpen we diversiteit in de aanpak, afhankelijk van wie, wat voor impact van de verandering zou ervaren.

Het plan omvatte een aanpak voor trainingen, voor het voorbereiden en faciliteren van workshops en bijeenkomsten voor leidinggevenden, medewerkers en ambassadeurs en de ontwikkeling van communicatie materialen.

Na drie maanden lag de basis; het plan stond! En direct hadden de eerste activiteiten met succes plaatsgevonden. Toen kwam de vraag het project ook te managen, naast het leiden van de verander- en communicatie aanpak. Dat deden we met aandacht voor communicatie in de projectorganisatie, over het project en het samen vormgeven van de nieuwe werkomgeving en werkwijze. Als fases onderscheidden we: explain, explore, experience, evolve.

Gedurende het traject spraken en reflecteerden we regelmatig met de medewerkers, de klankbordgroep en het management. Ook voerden we een 0-meting uit en na oplevering een 1-meting over het nieuwe werkconcept en de nieuwe werkwijze.

Resultaat

De overall tevredenheid over het concept en de werkwijze was een ruime 8. Dat cijfer lag gemiddeld 1,5 punt hoger dan bij de 0-meting. Bovendien heeft het bedrijf een blauwdruk gekregen voor de verander- en communicatieaanpak voor de uitrol van het werkconcept bij andere afdelingen.