Grote verzekeringsmakelaar

Veranderkundig programmamanagement: de combinatie van communicatie, change en programmamanagement.

Ondersteuning van Involve bij impactvol programma

Van verschillende kantoren en processen naar een meer centrale, geoptimaliseerde aanpak bij een grote verzekeringsmakelaar. Een impactvol programma dat de manier en plaats van werken voor ongeveer 1200 medewerkers veranderde. Maar hoe zorg je ervoor dat het management en de medewerkers begrijpen wat er gaat gebeuren, waarom het nodig is, hoe de verandering wordt aangepakt en dat ze kunnen meebewegen? Dat doe je door met veranderkundige kennis de programmacommunicatie te verzorgen.

Noodzakelijk veranderen om marktleider te blijven

Om marktleider te blijven en klanten optimaal tot dienst te kunnen zijn was het noodzakelijk om processen binnen de organisatie aan te passen, vooral in de back-office. De backoffice, die verspreid was over meerdere kantoren in het land, kon veel efficiënter opereren. Hiervoor was het nodig om de backoffice te centraliseren, processen makkelijker op elkaar aan te laten sluiten en werkzaamheden (op termijn) uit te besteden. Concreet betekende het verhuizen van kantoren, alignen van werkprocessen en verschuiven van werkzaamheden. Er zouden op den duur een aantal locaties en banen verdwijnen.

Verandercommunicatie met oog voor de menselijke kant van de verandering

De noodzakelijke bouwstenen voor de verandering werden aangeleverd. Een programmamanagementteam dat nauw samenwerkte met de OR had de verantwoordelijkheid om het programma in goede banen te leiden. Dit team werd ondersteund door de Denktank Change (een denktank bestaande uit HR, communicatie en change professionals) die nauwlettend de effecten van veranderingen op het personeel voorspelde, behartigde en betrok in de veranderaanpak.

De initiële vraag aan Involve was om de programma organisatie te helpen bij de introductie van de verandering binnen de organisatie. Daar bleef het niet bij. Involve heeft over de periode van een paar jaar de gehele verander – en procescommunicatie verzorgd, en is daarin actief onderdeel van het programmamanagementteam en de Denktank Change geweest.

Veranderkundig programmamanagement: de combinatie van communicatie, change en programmamanagement

Voorafgaand de start van het programma had de organisatie goed door dat de voorgenomen verandering veel impact zou hebben op de organisatie. In de beginfase werd met Involve daarom veel tijd besteed aan het creëren van bewustzijn binnen de directie en het management: waarom doen we dit en wat is de impact op onze mensen? Hoe pakken we dat goed aan? Vervolgens verzorgde Involve ook de communicatie rondom het veranderproces. Teams gingen met elkaar in gesprek over dit programma en werden begeleid in de veranderingen die impact hadden op henzelf. Zo werden medewerkers betrokken in wat de verandering betekende en wanneer het programma startte.

Verder werd door middel van communicatieve interventies de ruimte en ondersteuning geboden in het verwerken en realiseren van de verandering. Bij elke nieuwe veranderfase of activiteit werd gekeken naar de impact op welke teams. Van daaruit ontwikkelde Involve, vanuit de heldere leading principles die de basis waren voor de verandercommunicatie, passende communicatie interventies.

In alle stappen en communicatie zorgde de intensieve samenwerking tussen programmamanagement, de Denktank Change en Involve voor een integrale veranderkundige communicatie-aanpak waarmee medewerkers en leidinggevenden de essentie van het programma begrepen, omarmden en realiseerden.