Internationale retailer

Involve werd bij deze internationale retailer aangehaald voor een belangrijk vraagstuk op het gebied van interne communicatie. Samen met de klant hebben we een interne communicatie functie opgezet met een nieuwe visie en werkwijze, met als hoofdprioriteit dat de retailer alles voortaan zelf kan doen.

Klant

De internationale retailer heeft 355 winkels in circa 30 landen, met een jaaromzet van €32 miljoen. Onze focus lag voornamelijk op het Nederlandse hoofdkantoor, de 12 Nederlandse winkels en de daarbij behorende 6400 medewerkers.

Vraag

Onze klant vroeg ons om de interne communicatie op te pakken en die al doende vorm te geven. Involve zou ervoor zorgen dat er een functie werd ontwikkeld, die eerst door Involve en vervolgens samen met de nieuwe interne communicatie specialist zou worden ingevuld. De klant wilde graag dat interne communicatie weer business partner zou zijn.

Aanpak

Met als visie ‘voordoen, samen doen, zelf doen’ hebben we de interne afdelingen zoals HR en IT geholpen om zelf te communiceren over veranderingen en projecten. We namen de verantwoordelijkheid niet over, maar hielpen hen afhankelijk van de impact van hun onderwerp. Hoe meer impact; hoe meer hulp. De hulp bestond bijvoorbeeld uit handleidingen, tools met de te nemen stappen of 1 op 1 trainingen of brainstormsessies.

Onze coaching van de interne communicatieprofessional volgde dezelfde visie en borgde zo de nieuwe werkwijze. We werkten intensief samen, keken mee met vraagstukken en gaven trainingen over specifieke onderwerpen.

De nieuwe werkwijze voor het intern communiceren van onze klant is gecreëerd in samenwerking met interne klanten, winkelmanagers en communicatie adviseurs uit de winkels. Hierbij stond er altijd één vraag centraal: wat heb jij nodig? Zo ontdekten we hoe de interne communicatiefunctie waarde kon toevoegen aan de dagelijks bedrijfsvoering.

Voor de on- en offline middelen hadden we samen met de klant het doel voor ogen dat de middelen actiever gebruikt zouden worden en dat er eigenschap zou ontstaan bij de communicatieprofessionals en andere betrokkenen. We bepaalden twee uitgangspunten voor wie wanneer iets communiceert: 1. Hoe relevant is het voor de business? En 2. Wie is de eigenaar van het onderwerp? Die persoon communiceert en zorgt voor de feedbackloop.

Resultaat

Vanuit de klant hebben we teruggekregen dat de interne efficiëntie en effectiviteit gegroeid is. Mensen zijn geholpen om zelf beter te communiceren en hierdoor kan de interne communicatieadviseur meerdere projecten tegelijk ondersteunen. Bovendien zijn interne klanten zich bewuster van het belang en het effect van communicatie en zijn zij toegerust met waardevolle tools en middelen.

De werkwijze ‘samen doen’ verkleint bovenal de afstand tussen de verschillende teams en organisatielagen. Elk project is een kans om samen met relevante anderen de beste oplossing te vinden. ‘Gewoon doen’ is de sleutel: mensen die ervaren hoe inspirerend het is om samen de communicatie op te pakken, maken zich deze werkwijze graag eigen!