UNIVERSE

UNIVERSE – Een nieuwe way of working voor een grote multinationale drankenproducent. Hoe transformeer je naar een nieuwe manier van werken?

 

Global IT-functie start met transitie way of working

In het hartje van Amsterdam werkt een van de support functions van een grote drankenproducent: Global Information Services (GIS). Met ruim 400 medewerkers in Amsterdam en zo’n 800 over de wereld verspreid, is het een van de snelgroeiende divisies van de organisatie. Aansluitend bij de snel veranderende digitale wereld en nieuwe manieren van samenwerken, ontstond het plan om een nieuwe werkomgeving te creëren die mensen helpt effectiever en efficiënter kunnen (samen)werken. De GIS-organisatie bleek ideaal voor een pilot, omdat dit goed aansloot bij hun organisatie en strategische plan. Zo ontwikkelde en lanceerde GIS haar eigen UNIVERSE.

Een nieuw werkconcept: een grote fysieke verandering en gedragsverandering

Het nieuwe concept moet de samenwerking versterken, innovatie ademen, sociale interacties bevorderen en aanpasbaar zijn aan toekomstige ontwikkelingen. Hier hoort een nieuwe manier van werken bij: medewerkers maken zelf bewuste keuzes waar, wanneer en met wie ze werken. Niet meer elke dag naar kantoor om te werken op dezelfde eigen plek, maar op basis van je werkzaamheden en contacten bepalen wat de beste plek is om te werken. Thuis of op kantoor. En als op kantoor, waar en hoe dan precies. De vaste plekken werden vervangen door zones waar medewerkers voor verschillende typen werk konden werken. De Buzz Zone voor interactie, overleg en samen creëren. De Variety Zone om achter je bureau veel calls en overleggen te kunnen doen. En de Focus Zone om in stilte geconcentreerd aan plannen te werken. Het management leverde hun kantoren in. Samen met het management en een dwarsdoorsnede van GIS werd het nieuwe werkconcept UNIVERSE ontwikkeld. UNIVERSE vraagt een grote mindshift van medewerkers en leidinggevenden.

”Door concrete interventies te doen op gedragsverandering, zowel in communicatie campagnes als het ontwerp van de werkplek zelf, communiceerden we op alle vlakken het nieuwe gedrag”

Van Change & Comms support tot programma management

De initiële vraag aan Involve was ondersteuning in change & communicatie, als onderdeel van het programma team. Na enkele maanden breidde die vraag zich uit en werd Involve gevraagd ook de rol van programma manager op zich te nemen. We ontwikkelden een integrale veranderaanpak met plek voor een gezamenlijk verhaal, veranderend leiderschap en een communicatiestructuur die ondersteunend is aan het veranderproces. Tijdens het veranderproces werd de aanpak aangevuld met tussentijdse change metingen, gedragsinterventies en nudging elementen in het design van de werkplek. En gedurende het proces zorgden we voor stakeholder management en hielpen we het senior leiderschap hun rol in de verandering te pakken.

Het resultaat: een verandering die beklijft en de opmaat is naar meer

Involve heeft samen met GIS de verandering van werkomgeving gerealiseerd. De beoogde doelen met deze veranderingen werden bereikt, en meer dan dat. UNIVERSE was voor GIS het nieuwe ankerpunt en de belangrijke opstap naar nieuwe veranderingen in de organisatie – zoals Agile werken. Ook voor de brede organisatie is het een opstap naar meer: nieuwe verandertrajecten worden met UNIVERSE in het achterhoofd aangevlogen. Wil je meer weten over onze aanpak? Neem dan contact op met Sjanet Bonte-Albada.

”UNIVERSE heeft ons meer gebracht dan we van tevoren voorzien hadden. We bereikten onze doelen, en meer”