UNIVERSE

Een nieuwe way of working voor een grote multinationale drankenproducent. Hoe transformeer je naar een nieuwe manier van werken? Door het programma vorm te geven door een combinatie van communicatie, leiderschap en programmamanagement lukte het Involve om de beoogde transformatie succesvol te implementeren:

”UNIVERSE heeft ons meer gebracht dan we van tevoren voorzien hadden. We bereikten onze doelen, en meer”

Global IT-functie start met transitie way of working

In het hartje van Amsterdam werkt één van de ondersteunende diensten van een grote multinational drankenproducent: Global Information Services (GIS). Met ruim 400 medewerkers in het hoofdkantoor en zo’n 800 over de wereld verspreid, is het een belangrijke divisie in de organisatie.

Aansluitend bij de snel veranderende digitale wereld ontstond het plan om een nieuwe werkomgeving te creëren die mensen helpt effectiever en efficiënter (samen)werken. De GIS-divisie bleek ideaal voor een pilot, omdat dit goed aansloot bij de organisatie en strategische plan. Zo ontwikkelde en lanceerde GIS haar eigen nieuwe werkconcept: UNIVERSE.

Een nieuw werkconcept: een grote fysieke verandering en gedragsverandering

Een dwarsdoorsnede van de medewerkers en het management ontwikkelde het nieuwe concept. Een concept dat de samenwerking versterkt, innovatie ademt, sociale interactie bevordert en makkelijker aansluit bij toekomstige ontwikkelingen. En daar hoort een nieuwe manier van werken – en een andere mindset bij: medewerkers maken zelf bewuste keuzes waar, wanneer en met wie ze werken. Niet meer elke dag naar kantoor om te werken op dezelfde eigen plek, maar op basis van werkzaamheden en contacten bepalen wat de beste plek is om te werken. Thuis of op kantoor.

En als kantoor de plek is om te werken, dan zien medewerkers geen vaste plekken terug waar ze kunnen werken. Voor interactie en overleg zitten ze in de Buzz Zone. De Variety Zone nodigt uit om calls achter een bureau te kunnen doen en in de Focus Zone kan je in stilte geconcentreerd werken. Niet alleen medewerkers zien verandering; het management levert de kantoren in. UNIVERSE vraagt een grote mindshift van medewerkers en leidinggevenden.

De rol van Involve: van Change & Communicatie ondersteuning tot programma management

Involve werd gevraagd het programmateam te ondersteunen in het bedenken en uitvoeren van de changecommunicatie. Na enkele maanden kwam daar de vraag om de rol van programmamanager op zich te nemen bij. We ontwikkelden een integrale veranderaanpak met plek voor een gezamenlijk verhaal dat medewerkers motiveerde en informeerde over de beoogde verandering, ondersteuning voor veranderend leiderschap en een communicatiestructuur die het veranderproces ondersteunde. Vanaf de start tot het einde van het programma zorgden we voor stakeholdermanagement in de organisatie en hielpen we het senior leiderschap hun rol in de verandering te pakken. Tijdens het veranderproces werd de aanpak aangevuld met tussentijdse change metingen, gedragsinterventies en nudging elementen in het design van de werkplek. Het resultaat was gedragsverandering die beklijfde;

”Door concrete interventies te doen op gedragsverandering, zowel in communicatie campagnes als het ontwerp van de werkplek zelf, communiceerden we op alle vlakken het nieuwe gedrag”

De samenwerking tussen Involve en GIS waarin zorgvuldig aandacht werd besteed aan proces – en verandercommunicatie, ondersteuning voor leiderschap en programmamanagement, zorgde naast een succesvolle implementatie van de nieuwe werkomgeving ook voor benodigde de gedragsverandering die bij UNIVERSE hoort. De beoogde veranderdoelen werden bereikt, en meer dan dat. UNIVERSE werd binnen GIS de opstap voor nieuwe veranderingen, zoals Agile werken. Ook voor andere divisies binnen de organisatie is het een inspirerend voorbeeld: nieuwe soortgelijke verandertrajecten worden met de aanpak van UNIVERSE in het achterhoofd gestart. En daar zijn we trots op! Wil je meer weten over veranderkundig programmamanagement? Neem dan contact op met Sjanet Bonte-Albada.