Communicatiever maken van de organisatie? Ondersteun je spelers!

“Interne communicatie? Dat doen wij niet, want dat is van de lijn.” Dit horen we heel vaak van onze opdrachtgevers op communicatieafdelingen van allerlei organisaties. En eigenlijk is het ook best logisch want via de hiërarchische lijn communiceren mensen al veelvuldig met elkaar: dat hoort bij hun werk. Hetzelfde gebeurt vanuit de vele projecten in je organisatie, die ook volop communiceren. Dus waarom zou je hier als communicatieafdeling ‘van willen zijn’? Maar wat gebeurt er eigenlijk als je deze communicatie helemaal loslaat? En wat doet dat met de communicatiekracht van je organisatie?

Mensen communiceren

Wij denken dat mensen het belangrijkste communicatiemiddel zijn – voor zover je mensen een middel kunt noemen natuurlijk. Zonder dat je iets hoeft te doen, communiceren mensen immers al. Bij de koffieautomaat, in hun werkoverleg, over bureaus heen als ze met elkaar het werk afstemmen of zelfs op een verjaardag als het over hun werk gaat. Dat communiceren zit dus wel goed. Maar als je een organisatie écht communicatiever wil maken, heb je meer nodig dan alleen mensen die communiceren.

Verwachtingen van elkaar

Als je mensen als communicatiemiddel ziet, zie je mensen als spelers in communicatie. En dan heeft iedereen een actieve rol. Samen geven zij betekenis aan waar de organisatie voor staat. Afhankelijk van je functie, is die rol anders. Maar over wat voor rollen hebben we het dan? Het belangrijk om de verschillende rollen in communicatie samen expliciet te maken, zodat iedereen ook wéét wat er van hen verwacht wordt. En wat ze van anderen kunnen verwachten. Dat is al een mooi begin. Eigenlijk best bijzonder dat we deze rollen nooit vastleggen in functieprofielen. Hooguit staat daar dat bijvoorbeeld een leidinggevende goede communicatieve vaardigheden moet hebben. Wat dat inhoudt, dat leggen we niet uit.

Eer, geweten en talent

Dus communicatieve vaardigheden kan gaan van het team meenemen in alle stappen van een impactvolle organisatieverandering en wat de impact op hun dagelijks werk wordt, tot foutloos een email kunnen schrijven. Dat lijken – in dit geval – leidinggevenden dan helemaal zelf in te kunnen vullen naar beste eer, geweten en talent. An sich is dat natuurlijk mooi, maar als je al die communicatieve leidinggevenden bij elkaar optelt, kun je een warboel aan communicatieactiviteiten en -uitingen krijgen. Dat kan leiden tot een chaos aan eilanden met verschillende invullingen, aanpakken en resultaten. Hoe versterkt dat de organisatie of helpt dat de strategie waar te maken?

Ondersteun je spelers

Ga dus liever nog een stap verder: als je rollen en verantwoordelijkheden in communicatie expliciet maakt, dan heb je ook een beter beeld bij wat mensen nodig hebben aan ondersteuning om deze rol goed op te kunnen pakken. Denk aan communicatiemiddelen, tools, training, coaching, etc. voor leidinggevenden, projectleiders of andere groepen mensen. Dit is een randvoorwaarde als je de lijn verantwoordelijk laat zijn voor consistente interne communicatie. Mensen worden dan eerder die communicator, zoals de communicatieafdeling het bedoeld had: je helpt de lijn beter zelf te communiceren, zodat uiteindelijk de communicatie in de lijn effectiever is en de communicatie in de organisatie impactvoller.

Andere rol communicatieafdeling

We zijn dus weer terug bij de communicatieafdeling. Als je goede én consistente interne communicatie van de lijn verwacht, kun je niet loslaten zonder toe te rusten. Of anders gezegd: de lijn kan prima verantwoordelijk zijn voor de interne communicatie, maar de communicatieafdeling heeft absoluut een rol om daarbij te ondersteunen. Dat is een andere rol dan de traditionele communicatierol, maar is dat juist niet hartstikke leuk en veel impactvoller?

Leer meer!

En hoe doe je dat dan? Daarover geven Sjanet Bonte en Cindy Puijk de Fasterclass Communicatiever maken van de organisatie tijdens het Feestival van Involve op 26 september in Mediaplaza in Utrecht. Er zijn nog een paar kaartjes, dus wees er snel bij!