Effectief samenwerken met Office 365

Projecten voor de implementatie van Office 365 en andere platforms voor samenwerking hebben plotseling de wind mee. Maar hoe zorg je dat de noodzakelijke verandering in gedrag en manier van werken echt wordt gedragen door medewerkers en blijvend is?

Wat is de invloed van Corona op de geplande projecten in jouw organisatie? Wij zien bij veel klanten dat juist de projecten die verandering vragen vertraging oplopen. Face-to-face interactie heeft toch vaak de voorkeur als het gaat om het maken van belangrijke beslissingen en het betrekken van mensen bij lastige veranderingen. Maar nu iedereen wat gewend begint de raken aan social distancing en virtueel samenwerken starten ook deze projecten langzamerhand weer op.

Versneld veranderen met Office 365

Niet alle projecten vertragen door de situatie, sommige veranderingen komen in een enorme stroomversnelling. Denk bijvoorbeeld aan versneld uitrollen van systemen en programma’s die nodig zijn om thuiswerken mogelijk te maken. Hoe organiseer je je werk online met Office 365? En hoe zorg je dat medewerkers in jouw organisatie niet zomaar wat doen, maar effectief gebruik maken van de online middelen?

Normaal gesproken zien we dat dit soort veranderingen veel weerstand oproepen. Office 365 vraagt van medewerkers om op een andere manier te werken en het is niet altijd voor iedereen helder wat dat oplevert. Maar nu is het anders. Veel mensen hebben geen andere keuze dan online werken. De sense of urgency en de motivatie zijn opeens geen obstakel meer. En hoe kun je beter leren dan door de verandering direct dagelijks te ervaren? Maar met een heldere sense of urgency en genoeg motivatie zijn we er nog niet. De medewerker moet zo veel mogelijk ondersteund worden in deze nieuwe manier van werken. Alleen dan heeft de organisatie ook op de lange termijn profijt van de verandering.

Hoe pakken wij dat aan?

Als specialisten in communicatie en change hebben we veel Office 365 implementaties begeleid. Onze ervaring leert dat voor een succesvolle implementatie zes ingrediënten van belang zijn.

  1. Een inspirerend veranderverhaal: Dit verhaal is de basis voor alle middelen en tools die we later gaan maken. We ontwikkelen dit samen met het projectteam en eventuele stakeholders om te komen tot één compleet en breed gedragen verhaal. Dit helpt hen ook om vanuit verschillende perspectieven naar de verandering te kijken. De leidinggevenden brengen we goed op de hoogte, zij hebben een belangrijke rol als kartrekker en voorbeeld.
  2. Een goede online structuur voor samenwerken: Nu we een breed gedragen verhaal hebben, kan het projectteam aan de slag om ook de technische structuur klaar te hebben. Wij denken mee en adviseren over het samenwerken. Wat is er nodig om te komen tot afspraken en regels over het gebruik van Office 365? Hoe zorgen we dat iedereen toegang krijgt tot de benodigde informatie en dit terugvindt op de juiste plek? Welke interactie is er nodig?
  3. Netwerk van ambassadeurs: In een normale situatie zou dit al een belangrijk netwerk zijn, maar zeker ook in een versneld proces is dit een onmisbare stap. Het aanstellen van een groep medewerkers (die handig zijn met digitale middelen) die graag hun collega’s helpen. Deze groep wordt als eerste getraind en het is aan hen om collega’s actief te helpen en te fungeren als contactpersoon voor vragen. Nu iedereen thuiswerkt, kunnen zij een belangrijke rol pakken in het ontwikkelen van een online naslagwerk, een FAQ en in het beantwoorden van vragen van collega’s op intranet en in chats.
  4. Training, tooling en middelen: Een nieuwe manier van werken vraagt om ander gedrag. Het is altijd, en zeker nu, van cruciaal belang om medewerkers uit te blijven leggen waarom we dit doen én hoe het werkt. Wij ontwikkelen tooling voor MT’s en medewerkers om het gesprek hierover aan te gaan. Verder reviewen we bestaand trainingsmateriaal en herschrijven we waar nodig om het beter te laten aansluiten bij de organisatie.
  5. Meten en monitoren: En hoe weten we nu of alle bovenstaande inspanningen tot een succes geleid hebben? Het grote voordeel van veranderingen die online plaatsvinden is dat we van alles kunnen meten. Maar wat zeggen de meetresultaten nou eigenlijk? En hoe zorg je ervoor dat de juiste mensen hier structureel het gesprek over gaan voeren? We richten graag feedbackloops in en ontwikkelen hulpmiddelen om hier in teams over te praten om nog effectiever gebruik te gaan maken van Office 365. Ook gebruiken we de gegevens om successen te delen. Want gedrag is aanstekelijk!
  6. Projectmanagement en coaching: Door onze ervaring met soortgelijke projecten, adviseren we de projectmanager en het team ook vaak in hun rollen. Zo komen we samen tot een succesvol resultaat.

Meer weten?

Ben jij verantwoordelijk voor de implementatie van Office 365 of andere platforms voor online samenwerken in de organisatie? En wil je de huidige situatie benutten om versneld tot échte veranderingen te komen? Laat het ons weten, wij denken graag met je mee!