Informele communicatie heeft enorme impact, maar krijgt nauwelijks aandacht

Koffiepraat: waarom IC-ers de wandelgangen van de organisatie moeten opzoeken, en hoe..

Small talk in de wandelgangen heeft grote impact. IC-ers zien informele communicatie, na de (persoonlijke) communicatie via de lijn, als meest impactvol, blijkt uit het laatste Trendonderzoek IC. De uitdaging ligt in hoe je daar als IC-er mee omgaat. Een groot deel van de IC-ers bemoeit zich niet met deze informele communicatie: we besteden er net geen 10% van onze tijd aan. Als het zo belangrijk is, waarom hebben we er dan zo weinig aandacht voor? Wat kun je wél met die koffiepraat? Alle antwoorden heb ik niet. Wel een paar concrete tips. En ik nodig je uit: denk met me mee.

Kracht van koffie

Even bij die collega langs. Samen bakkie koffie doen. Een korte babbel in de lift. Snel vragen hoe je collega tegen de nieuwe strategie aan kijkt. Informele communicatie is er altijd en dwars door alle lagen heen. Deze persoonlijke, informele contacten brengen iets wat de ‘formele communicatie’ niet doet. We zoeken open, gelijkwaardige gesprekken om te delen hoe we echt denken over wat er om ons heen gebeurt. Die gelijkwaardigheid, openheid en geloofwaardigheid… Dat is belangrijk. Collega’s, beïnvloeders en opinieleiders helpen keuzes te duiden. En tsja.. die vind je overal in de organisatie. Kortom: in deze gesprekken vormen medewerkers hun mening en reflecteren op wat er gebeurt.

Daar bij de koffie, thee, en sinds een aantal jaren online op interne sociale media. Begrijpelijk toch, dat we als IC-ers vinden dat deze gesprekken zoveel impact hebben?

Toch worstelen we ermee. Want, hoe waardevol ook, het botst ook wel eens met wat jij in je communicatie aanpak bedacht hebt…. Qua inhoud: want wat gezegd wordt in die fameuze wandelgangen kan volledig buiten je aanpak om gaan. En het is niet altijd waar, terwijl het wel zo wordt gezien. Die informeel gesproken woorden helpen om betekenis te geven en beklijven beter dan onze zorgvuldig doordachte boodschappen. En qua snelheid en impact: terwijl jij nog even met die-en-die je boodschap afstemt, haalden de informele lijntjes je al in en weet iedereen ervan. Maar je hebt ook de mooie, bruikbare aspecten. Want via het informele circuit ontdek je wat er écht leeft. Het geeft signalen, feedback van medewerkers op belangrijke onderwerpen terug.

Eerste zet: maak het onzichtbare zichtbaar

In je ene hand de zorgvuldig vormgegeven communicatie via de officiële lijn, en in de andere de ongrijpbare gesprekken in de wandelgangen. Menselijke interactie –via de lijn of wandelgangen- heeft impact. Voor wat betreft de wandelgangen: maak het onzichtbare zichtbaar. Zoek de gesprekken in de wandelgangen op. Ontdek wie de belangrijkste inspirators voor collega’s zijn. Breng het netwerk in kaart. Dat kan tegenwoordig al met interessante social analytics-onderzoeken, waarin medewerkers zelf aangeven wie hen op welke manier inspireert.

Als je dat weet, kun je ontdekken waarom medewerkers in jouw organisatie elkaar opzoeken. Ontdek wat er in de formele communicatie ontbreekt en verbeter die. En bedenk hoe die gesprekken van toegevoegde waarde voor je organisatie (kunnen) zijn, en wat jij daaraan kunt bijdragen vanuit jouw rol. Oh en zichtbaar maken kan ook aan de lijn, maar dan meer bewustmaken van het effect van die informele gesprekken en leidinggevenden helpen om ook aan te sluiten bij de koffie automaat gesprekken, zeker direct na een belangrijke bijeenkomst, in plaats van weer vol te zitten met vergaderingen.

Dan bedenken: vrij laten of beïnvloeden?

Hoe draag je daar dan aan bij? Laat je het vrij of niet? Wat ons betreft zoek je naar de juiste balans tussen beïnvloeden (er bewust aan bijdragen) en vrij laten (ruimte geven voor wat er zomaar ontstaat). Ondermijn de geloofwaardigheid en authenticiteit van informele, persoonlijke contacten niet, maar waardeer het. Stimuleer ze door er expliciet ruimte voor te geven. Haal meer waarde uit de informele gesprekken door ze te ondersteunen.

Dat kan door ze concreet te voeden met organisatie thema’s. Denk aan Yammer-feeds met prikkelende vragen over de nieuwe strategie op narrow casting in koffie-corners. Gebruik de ronddwalende verhalen om onderwerpen die leven expliciet bespreekbaar te maken in de lijn: haal input op. Geef in een teamvergadering expliciet aandacht voor zorgen, frustraties en goede ideeën door er een agendapunt van te maken. Integreer de koffiepraat in personeelsbijeenkomsten met interactieve werkvormen: maak formele bijeenkomsten minder formeel. Draag bij, én laat ze vrij. Medewerkers kunnen gewoon bijpraten in de wandelgangen. Zorg dat daar de (fysieke) ruimte voor is. Tijd om na te praten bij personeelsbijeenkomsten. Ruimte voor informele borrels of koffiemomenten.

Kortom: benut, stimuleer deze gesprekken én laat ze in hun eigen waarde.