Involved met Ilse: ”Je hoeft zeker niet mee te huilen, maar zorg voor voldoende tijd, ruimte en aandacht”

Hoe kijken collega’s en vakgenoten naar het werk als communicatie- en changespecialist? Ilse van Ravenstein, oprichter en directeur van Involve, vertelt over haar ervaringen met aankondigingen van reorganisaties, wisselingen aan de top, fusies of andere spannende mededelingen.

Wat is volgens jou de grootste uitdaging bij dit soort spannende en vaak impactvolle aankondigingen?
Ik denk dat het voor de leiders die de aankondiging doen de grootste uitdaging is om tijdens het proces regelmatig van perspectief te blijven wisselen. Jij bent al lange tijd bezig met het zo zorgvuldig mogelijk formuleren en voorbereiden van jouw boodschap. Het wordt dan steeds lastiger om je nog goed voor te stellen hoe het is om die boodschap vol impact voor de eerste keer te horen. Je steeds even in de schoenen zetten van de verschillende groepen mensen die met jouw boodschap te maken krijgen, is van wezenlijk belang voor een begripvolle communicatie, die aansluit bij ieders belevingswereld!

Wat voor soort aankondigingen vind jij zelf het spannendst en zijn jou daarom altijd goed bijgebleven?
Voor mij zijn de spannendste aankondigingen die waarbij er vanuit de leiding de verwachting is dat er sabotage en vandalisme kan optreden. Als je dat verwacht, dan ga je jezelf daar ook op instellen en daarnaar handelen. Mensen moeten dan bijvoorbeeld al hun pasje afgeven of mogen niet meer door de poort, wat soms kan zorgen voor een self fulfilling prophecy. Het kan echter ook heel spannend uitpakken als er juist wordt verwacht dat mensen niet heel heftig op de boodschap zullen reageren, maar dat er ineens toch mensen flauwvallen waardoor er EHBO bij moet komen. Je weet van tevoren gewoon niet wat er voor mensen op het spel staat en hoeveel impact iets zal gaan hebben, dat maakt het sowieso altijd een beetje spannend.

Hoe ga je met dat soort situaties om? Pak je het dan anders aan dan bij minder impactvolle aankondigingen?
Nee, in principe behoeft elke aankondiging dezelfde elementen. Ruimte, tijd en aandacht inbouwen voor mensen en hun emoties is altijd van groot belang. Zo’n aankondiging is nou eenmaal geen democratisch proces. De beslissingen zijn al gemaakt en dit zorgt hoe dan ook voor onmacht bij de ontvanger van de boodschap. Het enige wat je dan kunt doen is zorgen dat je jouw boodschap helder brengt en ruimte biedt voor reacties. Daarbij is het belangrijk ervoor te zorgen dat de ontvanger zich gehoord voelt. Daarom trainen we de brenger van de lastige aankondiging danwel de mensen die de eerste reacties zullen krijgen goed in hoe je daar nou het beste mee omgaat. En nee, je hoeft zeker niet mee te huilen. Maar op een betoog vol rationele argumenten zitten collega’s die net vervelend nieuws te horen hebben gekregen vaak echt niet te wachten.

Ken je ook succesverhalen waar je altijd nog even aan terug denkt als het weer zover is?
Zeker! Wat direct in mij opkomt is de aankondiging van een grote verhuizing. Hartstikke ingrijpend natuurlijk, denk bijvoorbeeld alleen al aan die medewerker die net verhuisd was naar de buurt van haar huidige kantoor. De succesformule van een aankondiging bestaat voor mij uit de volgende dingen: het verhaal, de persoon die het brengt en het proces dat je hebt georganiseerd om medewerkers alle nodige ruimte te bieden. Bij deze aankondiging beschikten de leidinggevenden enerzijds over een oprechte empathie; ze waren niet alleen voor honderd procent voorbereid, maar stonden ook echt open voor de reacties van hun collega’s. Anderzijds communiceerde het proces al op zichzelf hoe serieus mensen werden genomen: voorbereid materiaal, zorgvuldige communicatie en veel tijd en aandacht voor de impact die de verandering maakt. Dit lijkt aan de voorkant misschien tijdrovend, maar als je dit overslaat levert het aan de achterkant veel gedoe op, wat uiteindelijk nog veel meer tijd kost.

Wat is jouw gouden tip voor mensen die binnenkort een aankondiging zoals een reorganisatie zullen moeten delen met hun team?
Ik heb ervaren dat het helpt als je een concrete datum hebt, bijvoorbeeld: we gaan op 8 maart deze aankondiging doen. Dat voelt dan als best wel dichtbij, maar zo’n deadline brengt veel meer gerichte energie dan een maandenlang proces. De datum geeft een soort druk en biedt een mooie urgentie waarnaar er altijd een hoog inspiratievermogen en een bepaalde scherpte ontstaat. Het zetten van een deadline geeft vleugels aan de voorbereiding, het inbouwen van voldoende tijd en aandacht geeft vleugels aan het traject na de afkondiging. Als je zelf midden in een lastige aankondiging zit, lees dan ook zeker mijn nieuwe blog of de eerdere blog van mijn collega Bas over reorganisaties in coronatijd. Of neem gewoon even contact met ons op, we denken graag met je mee!