Petra van den Bosch: ”De nadruk ligt nu, meer dan anders, op de medewerkers”

Hoe kijken collega’s en vakgenoten naar het werk als communicatie- en changespecialist? Petra van den Bosch, senior adviseur bij Involve, vertelt over haar ervaringen met interne communicatie in de hybride organisatie bij Involve en bij onze verschillende opdrachtgevers, nu ons weer gevraagd is allemaal zo veel mogelijk thuis te werken.

Wat is volgens jou de grootste uitdaging van thuiswerken?

Dat zit hem voor mij niet in het thuis achter de computer moeten gaan zitten. Ik raak er thuis namelijk zelfs al wel aan gewend dat je de dag begint zonder op pad te gaan en ook mijn gezin lijkt een nieuw ritme te vinden rondom het thuiswerken. De grootste uitdaging is het gemis van fysiek contact. Dat hebben wij als mensen gewoon nodig en dat is voor mij echt niet anders. In het werk is dat nu meer voelbaar. Ik merk dat ik het heel fijn vind om echt een relatie op te bouwen met mijn relaties en verschillende opdrachtgevers. Dat gaat moeilijker op afstand. Natuurlijk maak je contact via de telefoon of de computer, maar het voelt toch anders. De sociale factor mist, van even bij een koffieapparaat staan of elkaar écht in de ogen kunnen kijken bij een vergadering. Je ziet toch meer van de non-verbale communicatie door houding en gezichtsuitdrukking als je fysiek samen bent. Daarom is het, zeker bij de meer complexe zaken of bij brainstormen over goede oplossingen of creatieve richtingen, veel prettiger om fysiek met elkaar bijeen te zijn.

Welke creatieve oplossingen van klanten hebben jou het meest positief verrast in deze periode?

Wat mij het meest heeft verrast in deze periode is de flexibiliteit en het doorzettingsvermogen van mensen in het algemeen. Bizar om te zien hoe snel we allemaal overgingen naar een nieuwe situatie en hoe we versnelling aangebracht hebben in bepaalde processen, bijvoorbeeld rondom IT, zodat we elkaar op een andere manier goed konden vinden. Bij opdrachtgevers merk ik dat de urgentie in een andere werkwijze ook nieuwe mogelijkheden biedt. De nadruk ligt nu meer dan anders op de medewerkers: Hoe houd je mensen betrokken? Wat hebben medewerkers nodig die niet (veel) meer op kantoor werken? Hoe vinden we onze weg in het hybride samenwerken? Wat zoveel betekent als hoe laat je mensen die online (thuis)werken en op kantoor of andere locaties werken, toch optimaal met elkaar afstemmen en de samenwerking aangaan. Online engagement is echt hot op het moment. Voor interne communicatie en verandertrajecten is dit natuurlijk een mooie kans tot vernieuwing!

Wat is jouw beste tip voor effectieve samenwerking tijdens hybride werken?

Bij hybride werken is het van groot belang dat je de sociale factor terug laat komen in alles wat je online doet. Dit geldt dus ook voor vergaderingen en sessies met collega’s of opdrachtgevers. Normaal gesproken duik je relatief snel in de inhoud en blijft het wat zakelijker. Nu is het goed om meer aandacht te hebben voor hoe mensen erbij zitten. Een kort gesprekje vooraf met wat meer persoonlijke noot doet echt wonderen, zowel voor jezelf als je gesprekspartner. Ik merk dat mijn relaties het heel erg fijn vinden om wat rustiger een gesprek te beginnen en wat meer over zichzelf en hun situatie te delen. Zeker ook omdat je soms van vergadering naar vergadering over gaat wanneer je online werkt. Daar zie ik dus ook wel mogelijkheden tot verbetering, iets minder de meetings op elkaar aan laten sluiten zou prettig zijn. Misschien een goed idee om over te gaan naar vergaderingen van 25 of 50 minuten. Even een korte pauze tussendoor zorgt ook voor een scherpere focus.

Hoe pakken jullie thuiswerken en hybride werken zelf aan binnen Involve?

Hierbij moet ik gelijk denken aan de bureaudagen van Involve. Wij zijn als virtueel bureau al redelijk gewend aan thuiswerken en de samenwerking zoeken op andere manieren dan op kantoor. Eens per maand hebben we onze fameuze bureaudag, die redelijk ‘heilig’ is binnen ons bureau. Alle collega’s zijn daar aanwezig voor ontmoeting, inspiratie en kennisdeling. Dat lukte nu voor het eerst in 26 jaar niet fysiek. Daarom hebben wij de bureaudagen online vormgegeven. Dit was heel spannend, maar pakte verbazend goed uit. De grootste les die ik meeneem uit deze dagen is: maak het leuk! Zorg voor aandacht voor je medewerkers door ze een pakketje thuis te sturen, met bijvoorbeeld een verjaardagscadeau en pak dit (online) samen uit. Regel genoeg afwisseling op de dag met plenaire sessies en break outs, zodat je wisselt van groepssamenstelling en ruimtes. Zo houd je het boeiend.