Mensen, organiseer je online wandelgang!

Op afstand verbinding houden; hoe doe jij dat? Alledaagse dingen die we allemaal normaal achtten, zijn plots anders. Ons leven is in een paar weken tijd gereset. Welke routines we ook voor onszelf hebben bedacht; we zitten allemaal in hetzelfde schuitje. We onderzoeken allemaal hoe ons ‘normale’ leven door kan blijven gaan. Tegelijkertijd wordt ons gevoel van samen en gemeenschappelijkheid aangewakkerd. Er worden berenjachten opgetuigd en balkonserenades gegeven. Uitingen van het gevoel dat we deze periode samen moeten en kunnen overbruggen.

Wanneer we het hebben over gemeenschappelijkheidsgevoel (zie hier de nieuwste whitepaper die Involve hierover schreef), dan kunnen we stellen dat ons werk eveneens verbindt. Jij en je collega’s werken aan iets samen. Welk werk we ook doen; factoren zoals het contact met collega’s, de werkzaamheden en de missie van een organisatie creëren een gevoel van betrokkenheid en verbinding met anderen en of met een organisatie .

Die verbondenheid zoals we gewend waren, ervaren we nu anders; waar het kan werken we thuis en vergaderen we virtueel. We zijn creatief zodat werkprocessen door kunnen gaan. Tegelijkertijd ervaren we een gemis; de manier waarop we onze relaties met collega’s onderhouden. De gesprekken bij het koffiezetapparaat, het geouwehoer in de wandelgang: het ‘informele circuit’. Want ook al zijn we creatief; even langs iemand lopen zit er niet bij.

En die relaties – en de manier waarop je deze onderhoudt –  zijn toch echt belangrijk. Allereerst draagt het bij aan de gezondheid van mensen, hoe ze zich voelen [1]. Ook dragen relaties bij aan productiviteit. Zo verwoordt Nan Lin, hoogleraar sociologie aan Duke University,  werkrelaties als sociaal kapitaal. Dit kapitaal is de ondersteunde factor waarmee menselijk kapitaal (in deze vertaling de kennis van individuen) wordt omgezet in resultaat [2].

Investeren in relaties is daarmee te allen tijde belangrijk wil je het sociaal kapitaal optimaal gebruiken. Daarnaast is het verstandig om hier extra aandacht aan te schenken wanneer een team onderhevig is aan verandering zoals ten tijde van virtuele samenwerking. Elk individu brengt namelijk eigen ideeën en waarden mee ten opzichte van de nieuwe werkwijze. Want hoe gaan we nu om met deze manier van werken en wat heeft iedereen nodig om goed vooruit te komen? Allerlei onderwerpen waarvan het van belang is dat er overeenstemming en afstemming over heeft plaatsgevonden. Team-productiviteit neemt namelijk af wanneer collega’s verschillend denken over de manier van werken [3]. En die onderlinge afstemming verbetert wanneer aandacht aan relaties wordt gegeven. Daarmee vergroot je de kans dat je de context van de ander beter begrijpt en/of daar in ieder geval weet van hebt. Zo is het onderhouden van relaties met je collega’s nodig om ongepaste aannames over elkaar – en de context waarin de ander zich bevindt – te voorkomen [4].

We moeten daarom alert zijn op het onderhouden van relaties in een virtuele werkomgeving. Uit onderzoek blijkt namelijk dat bij virtueel werken de nadruk ligt op het uitvoeren van individuele taken waarbij minder tijd wordt besteed aan het onderhouden van relaties [5].

Kortom; investeer in die werkrelaties. Plan momenten in en zoek contact met elkaar over de manier van samenwerken en deel wederzijdse ervaringen. En vergeet het informele circuit niet. Koetjes, kalfjes of het weekend; bespreek het. Als leidinggevende of individu zou je deze momenten bijvoorbeeld kunnen organiseren en faciliteren. Ruim dan tijd in voor die online koffiemomentjes of vrijdagmiddagborrels. En als het kan; slinger je camera aan en laat je gezicht zien: face to face elkaar ontmoeten bevordert het bouwen aan onderlinge relaties [6].

En mocht je nog wat inspiratie op willen doen; kijk dan even naar de tips die collega Hilde de Jong geeft voor het organiseren van online bijeenkomsten. Want mensen; organiseer je online wandelgang.

 

Literatuur

  • 1- https://www.ted.com/talks/robert_waldinger_what_makes_a_good_life_ lessons_from_the_longest_study_on _happiness?language=nl.
  • 2- Nan, Lin. “Building a Network Theory of Social Capital.” In N. Lin, Social Capital: Theory and Research. New York: Aldine de Gruyter, 2001a.
  • 3- Andrew Dainty, David Moore en Michael Murray. Communication in Construction Theory and practice. Taylor & Francis: London (2006): 101-121.
  • 4- Cristina B. Gibson en Susan G. Cohen. Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness . Jossey-Bass. San Fransisco (2003): 239-256.
  • 5- Zigurs, Ilze.  “Leadership in Virtual Teams: Oxymoron or Opportunity?” Organizational Dynamics 31, no. 4 (2003): 339–51.
  • 6- Zigurs, Ilze.  “Leadership in Virtual Teams: Oxymoron or Opportunity?” Organizational Dynamics 31, no. 4 (2003): 341.