Online meetings in tijden van het coronavirus: 10 tips

Online en toch interactief de beste meetings en evenementen organiseren.

De afgelopen dagen cancelden veel bedrijven waaronder Google en Adobe grote evenementen omdat het risico op verdere uitbreiding van het coronavirus te groot is. Het afblazen van zo’n evenement brengt niet alleen enorm veel kosten met zich mee, maar is ook een gemiste kans om elkaar te ontmoeten en te inspireren. Deze grote tech-reuzen laten zich echter niet zomaar uit het veld slaan. Sterker nog, beide bedrijven gebruiken deze crisis als perfecte kans om iedereen de meerwaarde van de digitale transformatie te laten ervaren: ze transformeren fysieke naar online evenementen. Keynotes en rond-de-tafelgesprekken worden live uitgezonden en deelnemers kunnen vanuit huis meekijken en live reageren.

Veel bedrijven in Nederland roepen hun medewerkers op om waar mogelijk niet naar kantoor te komen, maar thuis te werken. Hoe kun je er met online bijeenkomsten dan toch voor zorgen dat medewerkers met elkaar in contact blijven? In deze blog delen we tips en best practices om een succesvolle online bijeenkomst te organiseren.

Hoe organiseer je een succesvolle online bijeenkomst?

Interactie

Ongetwijfeld heb je weleens gemerkt dat het niet makkelijk is om je deelnemers betrokken te houden. We kunnen ons maar kort ergens op concentreren, voordat onze aandacht weer verslapt. In een fysieke bijeenkomst pik je dan als spreker verbale en non-verbale signalen op. Bij een online event kunnen je deelnemers met één snelle klik weg zijn. Het is online dus extra belangrijk de interactie op te zoeken om je deelnemers actief betrokken te houden.

Onze tips:

1. Maak energie los bij de deelnemers: laat je deelnemers met elkaar kennismaken, of schud ze wakker met een prikkelende stelling. Zo creëer je een gevoel van online samenzijn en pak je de aandacht.
2. Toets je ideeën: is je boodschap overgekomen? Zorg ervoor dat je deelnemers feedback kunnen geven op wat je net gezegd hebt met bijvoorbeeld een online poll. Zo voelen de deelnemers dat hun mening van belang is.
3. Zorgen ervoor dat de deelnemers iets kunnen doorleven en ervaren. Daardoor kunnen ze de inhoud makkelijker vertalen naar de praktijk. Actief begrijpen dus!
4. Vraag om ideeën en oplossingen van je deelnemers: laat mensen actief meedenken door ze om ideeën en oplossingen te vragen voor bepaalde problemen. Zo voelt iedereen zich betrokken.

Meer tips voor een beter (online) werkoverleg? Lees hier onze snelstarter voor een beter werkoverleg.

Onze ervaringen

De interactie is dus een belangrijk onderdeel van zo’n online event. Om te laten zien hoe wij dat vorm geven, delen we drie succesvolle ervaringen:

  • Internationaal en interactief. Voor een groot internationaal bedrijf organiseerden we een serie bedrijfsbrede bijeenkomsten. Medewerkers vanuit andere locaties keken via grote schermen mee. Na de keynote kregen teams op verschillende locaties de mogelijkheid om ideeën te pitchen en op elkaars ideeën te stemmen. De deelnemers zagen de pitches en uitslag van de stemming op de schermen. Metingen achteraf lieten zien dat dit concept medewerkers enthousiast maakte en hen meer verbonden liet voelen met het bedrijf.
  • Break-out sessies. Na een plenaire start met een veranderverhaal in een Skype-call gingen 110 medewerkers in willekeurig gemengde groepjes uiteen (in aparte calls) met een opdracht. Elk groepje had een eigen facilitator en een unieke groepslink voor hun eigen call. De facilitators van de teams koppelden de discussiepunten en vragen vervolgens weer terug in de bedrijfsbrede Skype call voor de grote groep. In de reacties achteraf bleek dat veel mensen dit een heel leuke manier vonden om samen te werken met mensen over de hele wereld.
  • Implementatie IT. Voor een bedrijf in de Nederlandse bouwsector organiseerden wij een online sessie rondom een grote IT-implementatie. Via schermen kregen alle medewerkers duidelijke demonstraties, die ze later ook konden terugkijken. Deelnemers konden direct via de chatfunctie vragen stellen en via polls konden we live-metingen doen om het begrip te testen.

Zes tips voordat je begint

Net als een live bijeenkomst vraagt een online variant ook om een goede voorbereiding en strakke organisatie. Een aantal tips en adviezen, gebaseerd op onze ervaring en expertise:

  1. Ga na bij jouw event wat de toegevoegde waarde was van het live-aspect en hoe je dit op je online event toch kan ondervangen. Denk bijvoorbeeld aan een leuke zakelijke ‘tinder-tool’ om te netwerken en elkaar online te vinden. Of denk aan een goede interactievorm die via Skype gedaan kan worden.
  2. Een strakke organisatie met heldere briefings en commitment van de (lokale) facilitators is onmisbaar in het organiseren van een online event.
  3. Beperk de tijdsduur van het event. Een bezoeker houdt een live-event van 6u prima vol, maar vanachter je computer is na 2u de rek er vaak wel uit (tenzij je afwisselt met pauzes en groepsopdrachten die op locatie kunnen worden gedaan).
  4. Besteed aandacht aan een visueel aantrekkelijk geheel. Zorg hierbij voor goede beeldkwaliteit en bijvoorbeeld meerdere camera’s i.p.v. één statisch beeld.
  5. Betrek de bezoeker zo veel mogelijk, ook voorafgaand aan het event door bijvoorbeeld een fysieke of digitale introbox te sturen met een leuke gadget, een stembriefje die ze tijdens de sessie nodig hebben, informatie over het event, etc.
  6. Zowel Microsoft als Google bieden tot 1 juli gratis premium services aan voor het organiseren van grote live-conferenties, lees hier meer daarover.

Dus zelfs in tijden van het coronavirus hoef je een vergadering, overleg of groter event niet af te zeggen. Er zijn goede ervaringen en slimme alternatieven. Zoek je hulp bij het omzetten van een sessie of event naar een online versie? Bel, mail of app ons, we denken graag met je mee hoe je dit vormgeeft en de interactie behoudt.