Interne communicatiestructuur: spelers en toerusten

Iedereen binnen een organisatie heeft een actieve rol in de interne communicatie. Wij noemen dat ‘spelers’. Om de interne communicatie effectief te laten plaatsvinden moet de organisatie haar spelers toerusten in hun rol. Het geheel van spelers, hun rollen en verantwoordelijkheden in interne communicatie én alle manieren waarop spelers worden toegerust vormt de interne communicatiestructuur.

Het inrichten van de interne communicatiestructuur volgt grofweg drie stappen:

1. Soorten informatie

Binnen een organisatie worden verschillende typen informatie uitgewisseld. Wij onderscheiden grofweg drie soorten: informatie in het primaire proces, in het besturings- en strategieproces en in vernieuwingsprocessen. Bij elke soort informatie spelen andere spelers een rol en vraagt dit om andere toerusting.

2. Spelers

Doordat iedereen een rol speelt in de interne communicatie spreken we liever niet over doelgroepen, maar over spelers. Organisaties worden ‘gemaakt’ door mensen. Daarmee zijn zij ook meteen het allerbelangrijkste en meest impactvolle ‘communicatiemiddel’ in een organisatie. Het gaat vooral om de persoonlijke interactie tussen mensen en de betekenisgeving die daar ontstaat. Alle medewerkers van een organisatie spelen vanuit hun functie, of vanuit persoonlijke drijfveren een rol in deze interne communicatie. Dit geldt voor directieleden, hoofden en teamleiders maar ook voor bijvoorbeeld projectmanagers, secretaresses, de ondernemingsraad, en voor communicatieprofessionals.

In veel organisaties is onduidelijk wie nu precies welke rol speelt in de interne communicatie. Wel zijn er vaak allerlei verwachtingen. Zoals managers die aannemen dat medewerkers zelf op zoek gaan naar informatie, terwijl medewerkers er vanuit gaan dat als het echt belangrijk is, ze het wel van hun manager horen. Cruciaal is dus om vast te stellen wie nu welke rol speelt in de interne communicatie. Wat de huidige competenties en kwaliteiten zijn van die spelers en welke behoeften zij hebben. Dat bepaalt dan de benodigde toerusting.

3. Toerusten

Veel mensen zijn van naturen erg goed in communicatie. Zeker als het gaat om het dagelijkse werk. Anderen vinden communicatie (op sommige onderwerpen) weer heel lastig. Het is dus zaak de spelers ondersteuning aan te bieden. Collectieve toerusting in de vorm van voor iedereen beschikbare processen, overleggen en middelen. En individuele toerusting gericht op de eigen wensen in de vorm van tooling en training en advies en coaching.

Als de interne communicatiestructuur eenmaal georganiseerd is en ingericht, dan is er een prima basis om over welk belangrijk actueel thema dan ook effectief te communiceren.

Wat Involve voor u kan doen

Involve kan helpen uw communicatiestructuur te optimaliseren en spelers toe te rusten. Of bijvoorbeeld de lijncommunicatie helpen versterken. Wij scannen de huidige structuur op de mate waarin het managers en medewerkers ondersteunt in hun communicatierol en op eisen die de missie, strategie en gewenste cultuur aan de communicatiestructuur stellen. Dat leidt tot concrete voorstellen voor verbetering. Ook nemen we de implementatie van die aanbevelingen voor onze rekening en/of het tijdelijk beheer en doorontwikkeling van die structuur. We ondersteunen de verschillende spelers in interne communicatie in de vervulling van hun rol met advies, tools, coaching en workshops. Zie daarvoor bijvoorbeeld de praktische tools en workshops die we hebben ontwikkeld voor verschillende interne communicatierollen en -verantwoordelijkheden. Ook trainen we communicatieprofessionals in het zelf analyseren en opzetten van een passende structuur. Het boekje 'Help! Hoe krijgen we IC aan de praat?' is hier specifiek op gericht.

ik begrijp het

Om u beter van dienst te kunnen zijn maakt Involve gebruik van cookies