Top 3 tips bij een spannende aankondiging

We maken wel vaker tip lijstjes en checklists met wat te doen bij de aankondiging van een reorganisatie, wisseling aan de top, fusie of andere spannende mededeling.

Een recente ervaring met de aankondiging van een nieuwe topstructuur bracht de volgende top 3 tips voor leiders van zo’n aankondiging nog eens extra naar voren.

Tip 1: perspectiefwissel
De tijd voor een aankondiging is altijd hectisch. En vrijwel standaard kom je op een punt waarin je niet te lang wilt wachten. Want mensen zitten te wachten op je verhaal of het lekgevaar neemt ernstig toe. En tegelijkertijd vormt het inspirerende en overtuigende verhaal bij de aankondiging zich nog. Het risico is dat juist dat verhaal alle aandacht vraagt: hoe bouwen we het verhaal op, wat is de urgentie, welke feiten en argumenten zetten het verhaal kracht bij, hoe maken we het ook heel concreet et cetera. Allemaal hele relevante elementen van een verhaal. Het meest relevante element van een verhaal zou je zomaar over het hoofd kunnen zien. En dat is namelijk hoe het gaat landen bij de verschillende mensen met wie je dit verhaal deelt. Wat kan hun reactie zijn, welk gevoel kan het oproepen, hoe sluit het aan bij de actualiteit van die mensen?

Daar komt onze tip 1 uit voort: pas een bewuste perspectief wissel toe als je je verhaal aan het maken bent. Vaak doe je dat wel impliciet, maar doe het hardop en expliciet per groep waar je je verhaal mee gaat delen. Dit voorkomt goedbedoelde verhalen die heel veel oproepen wat niet nodig is én je bent veel beter voorbereid op mogelijke reacties!

Tip 2: agendaplanning
Vaak ziet een aanpak voor de aankondiging eruit als zo’n militaristisch schema met wie in welke volgorde wat hoort. Pas als zo’n aanpak ook concreet in je eigen agenda en die van je mede communicatoren én groepen waarmee je communiceert beland kun je goed aanvoelen hoe haalbaar die is voor jou en voor hen. Zodra er blokken in je agenda staan komt er pas echt binnen wat de impact gaat zijn in termen van tijdsbeslag die je van jezelf en van anderen gaat vragen.

De tweede tip is dus: vertaal een aankondigingsaanpak ook meteen in de agenda’s zodat je ‘voelt’ wat het voor jezelf en alle anderen gaat betekenen.

Tip 3: tijd voor processing en briefing
Zelf ben je zo intensief bezig met het vormen van het verhaal en voorbereiden van (je eigen rol bij) de aankondiging dat het nog lastig is om je voor te stellen hoe nieuw, impactvol of anders je boodschap is. En hoe anderen daar tijd voor nodig hebben om te schakelen, tussen wat betekent het voor mij, mijn positie en kansen, wat er van me verwacht wordt, hoeveel werk het betekent, wat ik kwijt raak etc. En direct daarop: hoe vertel ik het mijn mensen, hoe gaan die reageren en hoe kan ik daar dan weer mee om gaan.
Kortom best heel veel tegelijk, waar jij mogelijk al maanden over aan het broeden bent.

Onze ervaring is dat het essentieel is om leiders/management, teamleiders en medewerkers steeds de tijd te geven om het verhaal te laten landen. Dat er vervolgens aandacht en oor is voor hun reactie, zorgen, vragen en overwegingen. En dat ze daarna nog eens ruimte krijgen om zich rustig voor te bereiden op het op hun beurt delen van het verhaal (dat niet uit hun koker komt) met hun team of met externe relaties.

Dus daar is tip 3: houd in je aanpak rekening met een drie-traps-raket: de aankondiging zelf met ruimte voor eerste reacties en vragen, (direct) na de aankondiging een individueel of groepsmoment om te checken hoe iemand er in zit én een derde moment waarbij nog laatste punten besproken kunnen worden en je mensen voor kunt bereiden op hun eigen rol in de vervolg aankondiging.