Vier rollen waarmee de wendbare interne communicatie-prof het verschil maak

Ben jij een IC-acrobaat?

Wist je dat het vakdomein interne communicatie is ontstaan vanuit de bedrijfsjournalistiek? De oprichting van De Fabrieksbode in 1872 door directeur Nederlandse Gist- en Spiritusfabriek (huidige DSM) J.C. van Marken is de eerste stap geweest richting interne communicatie en ‘het luisteren naar wat er op de werkvloer speelt’. De roots van ons vak wortelen in zeer ‘informatiegerichte’ aarde. Meer dan 100 jaar later is de koppeling tussen bedrijfsjournalistiek en interne communicatie vrijwel onherkenbaar. De communicatiespecialist anno nu is immers geëvolueerd van informator naar enabler. Maar is dat wel zo?

Wat doe je nu?

Wat doe je nu? Waar vul jij je dag mee? Berichten schrijven voor het intranet, nieuwe interne campagnes ontwikkelen, de nieuwe strategie op een interactieve manier lanceren door bijeenkomsten met medewerkers? Uit ons meest recente Trendonderzoek IC 2015 blijkt dat we nog steeds veel teksten schrijven en communicatiemiddelen ontwikkelen. IC advies geven bij actuele thema’s, zoals over veranderingen lukt ons ook nog wel. Het ondersteunen en coachen van managers in hun interne communicatieverantwoordelijkheid doen we beduidend minder: dat staat op de 7e plek van onze top 10 taken. Terwijl de communicatieve rol van de manager wel steeds belangrijker wordt in organisaties. Organisaties zijn voortdurend in ontwikkeling. Netwerkconstructies, zelforganisatie, … de structuren in het organisatorisch landschap veranderen voortdurend. En dat vraagt ook op communicatief vlak andere competenties van onze leidinggevenden.

Enablen is de norm

Goed nieuws voor de communicatiespecialist anno nu. Want eerlijk is eerlijk: we willen eigenlijk geen speeches meer opstellen of artikelen schrijven van het intranet. Het merendeel van de communicatiespecialisten ziet voor zichzelf een taak in het versterken van de communicatiekracht van anderen. We willen managers ondersteunen en toerusten door een meer specialistische partner te zijn, die dichter bij de business staat. Enablen is de nieuwe norm, waar het communicatieprofessionals betreft. Ons vakgebied is heeft zich – sinds 1872 – ontwikkeld van informeren naar het trainen van mensen in hun eigen communicatie. En dat is goed, want het antwoord op de oprukkende robots zijn onze menselijke communicatievaardigheden, concludeert ook Robert Wendt van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid in een artikel van ManagementSite.

Is de informator dood?

Maar als we nu allemaal massaal gaan enablen, wat betekent dat voor de andere rollen die we als IC-experts kunnen invullen? Is het één beter dan het ander? Met andere woorden: is de informator een stille dood gestorven? Ik geloof van niet. Om echt het verschil te maken als IC-specialist moet je flexibel kunnen schakelen tussen de verschillende rollen die er zijn. Zie je manieren om met communicatie verschil te maken in de doelstellingen van je organisatie? Dan ben je de organisatieversterker. Leiding geven aan een impactvol project? Dan ben je de verandermanager. Managers helpen bij hoe zij hun communicatieve rol kunnen invullen? Bam: enabler. Het gaat erom dat je kijkt naar welke rol op welk moment nodig is en het meeste bijdraagt aan de organisatie. En soms is dat ook het schrijven van die speech, het maken van een campagne of het inrichten van het intranet. Zeker als dat complex en impactvol is of op een andere manier past bij onze expertise.

Hoe word je wendbaar?

Wendbaarheid is leuk. Flexibele inzet klinkt lekker en situationeel adviseren lijkt je geweldig. Maar hoe pak je dat aan? De crux is om een goede balans te vinden in de verschillende rollen die je kunt vervullen. Ik pleit hier niet voor de ‘Schizofrene Adviseur’ als nieuwe rol. Wel voor een andere manier van kijken naar de dingen die je doet. Hoe ontdek je welke rol op welk moment het meest van toepassing is? En hoe krijg je dan ook ruimte om die andere rol op te pakken?

· Maak inzichtelijk waar je kan bijdragen. Accountability is hierbij onontbeerlijk. Geef aan waar een kans zit om met communicatie bij te dragen aan de doelen van je organisatie. Geef ook aan in welke rol je de bijdrage kunt leveren.

· Spreek de taal van de bestuurskamer. Zorg dat je weet waar jouw bestuurders wakker van liggen. Waar maken zij zich zorgen over? Wat zijn onderwerpen die zij belangrijk vinden? Dit heeft vaak direct te maken met het primaire proces binnen je organisatie. Het is dus niet voldoende om goed te zijn in je eigen vak, je moet ook inhoudelijk kunnen aansluiten op andere vakgebieden binnen je business.

· Zorg voor sterke allianties. Welke domeinen binnen jouw organisatie zitten (wel) aan de bestuurstafel? Denk bijvoorbeeld aan de afdeling HR, aan de afdeling Risicomanagement of Kwaliteit. Deze functionarissen hebben een directe link naar het primaire proces van de organisatie en een overlap richting interne communicatie.

· Spreek de taal van de werkvloer. Bestuurders hebben vaak een duidelijk beeld van de koers en de richting van de organisatie. Een beeld dat niet altijd meteen past op de dagelijkse realiteit van de werkvloer, het primaire proces. Door te weten hoe medewerkers in jouw organisatie hun werk beleven en ervaren kun je een goede spiegel zijn voor het management.

 

Auteur: Ameike van der Ven