Welke keuze heb jij te maken in een hybride organisatie?

De volgende periode in de pandemie is aangebroken, eentje van nieuwe versoepelingen. Met het afschaffen van de anderhalve meter samenleving, heeft de overheid daarmee ook iets gezegd over het thuiswerken. Namelijk dat er meer ruimte komt om weer naar kantoor te gaan.

Maar dat betekent niet dat iedereen meteen weer terug wil. Uit onderzoek na onderzoek blijkt dat de meerderheid toch graag (meer) thuis wil blijven werken. In alle gevallen: werken wordt niet meer volledig hetzelfde als voor COVID. Daarom is het nu belangrijker dan ooit om de balans op te maken: Hoe richt je samenwerken in deze context effectief in? Hoeveel doe je nog online, hoeveel kom je offline samen en wat verwacht je in de toekomst te gaan doen?

Keuze als startpunt

Hiermee wordt het doel van een moment of boodschap opnieuw cruciaal als startpunt voor je keuze. We onderscheiden vier functies die je kunt gebruiken als indeling voor je doel: richten en sturen, binden en boeien, samenwerken en delen en beleid, taak en instructie. Daarnaast speelt de complexiteit van je boodschap een rol. Hoe eenvoudig is de boodschap te begrijpen? En hoeveel aanspraak doet deze boodschap op emotie en relatie?

Op basis van je doel en de complexiteit kun je een keuze maken. Waarbij je eigenlijk drie opties hebt: doen we dit online, offline of hybride? Iedere variant heeft zo zijn eigen voor en nadelen. Hieronder een kort overzicht om je op weg te helpen met jouw keuze!

 


Offline

Voordelen:

Elkaar in het echt zien heeft op verschillende vlakken voordelen. Je spiegelneuronen werken bijvoorbeeld beter, waardoor je elkaar sneller begrijpt en beter aanvoelt.  Ook non-verbale signalen komen in een fysieke context sneller over. En wat te denken van het korte contact voor en na een overleg? Dat helpt om onderlinge relaties te bouwen en te onderhouden. Tot slot is de kans op een gedeelde ervaring groter in dezelfde omgeving. Hierdoor lukt het gemakkelijker om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. 

Nadelen:

Afhankelijk van de geldende maatregelen zijn ruimtes van organisaties vaak niet ingericht om elkaar allemaal tegelijk te treffen. Offline werken heeft verder een behoorlijke impact op concentratie van collega’s. Specifiek individuele taken die veel denkkracht vragen lukken vaak beter in een rustige omgeving. De situatie met thuiswerken heeft ons verder meer flexibiliteit gegeven, waardoor het lastiger lijkt te worden om gezamenlijk op hetzelfde tijdstip op dezelfde plek te zijn. Bovendien kan onverwachte quarantaine er altijd nog voor zorgen dat een vergadering niet volledig offline kan plaatsvinden. 


Online

Voordelen:

Het grootste voordeel van online werken is de afwezigheid van reistijd om een overleg of moment bij te wonen. Dat maakt het gemakkelijker om tijd en ruimte te vinden om deel te nemen. Daarnaast komt men in online meetings vaak sneller to the point. Dat is efficiënt, maar kan ook als gemis (van interactie) ervaren worden. Tenslotte zijn online overleggen op te nemen, waardoor ze na afloop nog gebruikt kunnen worden als naslag of introductiemateriaal. 

Nadelen:

Een online sessie vraagt veelal meer voorbereiding dan een offline bijeenkomst. Improviseren is een stuk ingewikkelder. De voordelen van offline werken komen hier terug als nadelen: je spiegelneuronen werken niet en je kunt non-verbale signalen minder goed opvangen. Daarnaast kan er sprake zijn van technische barrières, waardoor een online meeting mogelijk niet effectief is. Denk aan een slechte verbinding of functies in bijvoorbeeld MS Teams die niet beschikbaar zijn voor sommigen. 


Hybride

Voordelen:

Met hybride werken bied je iedereen, ongeacht reistijd, locatie, etc. de kans om aanwezig te zijn. Ook een hybride overleg is eenvoudig op te nemen en terug te kijken. Bij beperkte ruimte offline maakt een hybride setting het bovendien eenvoudiger om de inhoud met méér mensen op hetzelfde moment te delen. 

Nadelen:

Ongelijkheid is in een hybride setting onvermijdelijk. Ben je online aanwezig? Dan ben je toch minder betrokken dan wanneer je offline aanwezig bent. Hybride werken creëert onmiddellijk twee groepen, die zich als vanzelf ook met elkaar verbonden voelen. 


 

Hybride is in veel gevallen niet de beste keuze, maar kan je een alternatief bieden als de omstandigheden het niet toelaten om te kiezen voor volledig offline of volledig online. Ook daarbij geldt dat goede voorbereiding en begeleiding cruciaal zijn om tot een effectief hybride moment te komen. 

Meer weten over hybride werken en communicatie? In de whitepaper die Involve en Evolve samen ontwikkelden omschrijven we uitgebreid welke factoren van belang zijn (techniek, middelen, vaardigheden) en welke stappen je kunt doorlopen om effectief hybride samen te werken. Klik hier om onze whitepaper te downloaden.