Zelforganisatie revisited

Een van de geweldige aspecten van mijn baan is dat ik bij heel veel organisaties in de keuken mag kijken. Zo kom ik de laatste tijd nogal eens bij organisaties die terugkeren tot hun purpose en dat op de een of andere manier vaak combineren met de introductie van een vorm van nieuw organiseren. Prachtig die purpose, word ik helemaal blij van. Van meer verantwoordelijkheid leggen bij de mensen die de purpose dagelijks waarmaken ben ik eveneens een warm voorstander. Sterker nog, ik geloof dat mensen zoveel meer kunnen wanneer ze ruimte en verantwoordelijkheid krijgen. Dus so far, so good.

Alleen nu komt het: ik krijg regelmatig een ernstige dejà vu. Zo’n kleine 20 jaar geleden liep ik ook al rond in allerlei bedrijven. Toen kwam het ‘zelfsturende team’ op, een concept dat na veel gedoe en geruzie na een paar jaar snel weer is verlaten. En nu ontdek ik wéér – nota bene vrijwel dezelfde – ongewenste effecten van zelforganisatie. Ik deel een paar recente voorbeelden:

  • Het weghalen van een managementlaag leidt tot extra taken en onverantwoorde werkdruk bij een groep docenten, die ineens veel minder toekomen aan hun echte werk: het onderwijs.
  • In een zorginstelling verdwijnt een laag leidinggevenden. Dit leidt tot een organische zoektocht naar wie nu waarover gaat. Voortdurend valt de organisatie terug in oude patronen en gaat de directie toch weer strak sturen. Gevolg, verwarring en chaos.
  • In een team van maatschappelijk werkers staat een natuurlijke leider op die zich ontwikkelt tot potentaat. De sfeer in het team wordt negatief beïnvloedt en collega’s raken overspannen.
  • De medewerkers in een gemeente hebben geen idee waaróm zelfsturing nu ook al weer nodig was en wat het moet opleveren. Ze passen daardoor principes als zelf verantwoordelijkheid nemen maar halfslachtig toe. En dat levert dan niet op wat bedoeld was: meer initiatief en betere dienstverlening naar hun burgers.

Dus zit ik nu met een aantal prangende vragen:

  • Wat maakt dat we na 20 jaar wéér aan zelforganisatie beginnen?
  • Wat hebben we geleerd van de vorige keer?
  • Waarom denken we dat het nu wel lukt? En wat doen we om het te laten slagen?

Nu wil ik niet alleen kommer en kwel beschrijven. Grappig genoeg zijn er situaties waarin zelforganisatie uitstekend werkt. Wanneer dan? Als er een crisis is bijvoorbeeld, en iedereen gewoon zijn of haar rol pakt omdat het moet. Of als er een heel helder doel is, het team klein genoeg, of er strakke regels en afspraken zijn.

En…- niet geheel onbelangrijk- als er tijd is om met elkaar stil te staan bij het waarom van zelforganisatie – waarbij het gaat helpen. En vooral bij wat dat dan betekent voor zelforganiseerders, hoe ze ‘het’ gaan doen, hoe ze sturen als het lastig wordt, wie welke (tijdelijke) rol heeft enzovoorts. Daarmee is een van de prangende vragen beantwoord.

Zo sluit ik af met goed nieuws: het gaat simpelweg om de dingen met elkaar doorspreken. Communicatie en interactie zijn essentiële randvoorwaarden voor succesvolle zelforganisatie. Om samen betekenis te geven aan het waarom. Om überhaupt tot zelfsturing te komen. En als het dan eenmaal zo ver is, om al zelforganiserend helder te houden wie wat doet en elkaar daarop ook aan te spreken.

Conclusie: zelforganisatie vraagt structureel meer, veel meer van de communicatie skills van iedereen in een organisatie. Dat is dan weer een prachtige uitnodiging aan communicatieprofessionals om daaraan bij te dragen. Dat ga ik in ieder geval vol verve doen waar het kan c.q. mag!

Wat zijn jullie ervaringen en ideeën? Deel ze met ons!