Zonder communicatie geen agility!

Effectieve interactie en (zelf)vertrouwen

‘Agility’ is een veelgehoord toverwoord in organisaties. Misschien zorgt agility inderdaad voor betoverende resultaten. Maar dan moeten de mensen wel aan twee cruciale condities voldoen. Bij agile werken liggen sturing, acties en besluitvorming op lagere niveaus in de organisatie. Mensen bepalen meer zelf. Dus minder hiërarchie, meer vanuit eigen eigenaarschap – en daardoor meer agile. Dat doen zij aan de hand van vaste rollen, processen, tools en reflectiemomenten.

Wolf

Een van de principes van agile werken is dat mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen gaan. Gebruiker en ontwikkelaar blijven dus steeds in contact en sturen hun acties waar nodig bij, om samen tot het beste resultaat te komen. The strength of the wolf is in the pack; the strength of the pack is in the wolf. Processen en plannen doen niks, effectieve interactie wel. Agility gaat daarmee uit van de kracht van mensen. Inmiddels regent het masterclasses, tools en devices nodig voor agile werken. Maar uiteindelijk gaat het om een andere manier van denken en doen.

Verantwoordelijkheid

Dit zit ’m in verantwoordelijkheid nemen, zaken benoemen, bedenken wie je mee moet nemen/informeren, dat ook doen, uitgaan van samenwerking met mensen in bepaalde rollen en dat dat ook iets voor jou betekent in termen van infomeren, bespreken, besluiten nemen, stappen zetten etc. Het zit ’m ook in vragen durven stellen, helder krijgen waar behoeftes liggen, verwachtingen en behoeftes in gesprek naast elkaar liggen, nieuwe mogelijkheden zoeken, bepalen wat belangrijk is op dat moment, bepalen wat de meeste waarde toevoegt op dat moment.

Zelfvertrouwen

De basis daarvoor is vertrouwen en zelfvertrouwen. Voilà de twee cruciale condities: effectieve interactie én (zelf)vertrouwen. Nu een ‘product owner’ aangeeft hoe een oplossing eruit moet zien, moeten beslissers en bestuurders in organisaties erop durven te vertrouwen dat hun mensen zonder de ‘lijn’ en knellende werkwijzen en protocollen tot de juiste dingen komen. Dat vraagt een ander mensbeeld. Agile en not yet agile collega’s moeten durven vertrouwen op elkaar. Je kunt zelf al ‘getransformeerd’ zijn naar agile, terwijl je omgeving dat nog niet is. Of je collega werkt al op een agile manier en jij niet. Hierdoor kunnen kaders tussen collega’s of binnen de afdeling verschillen. Dit kan leiden tot botsingen op gedrag en waarden, en dan begrijpen collega’s elkaar niet meer.

Dichtgetimmerd

Klanten moeten durven vertrouwen op agile werkende leveranciers zonder een duidelijk, gedetailleerd en dichtgetimmerd doel en plan. Terwijl bij de klant het vertrouwen vaak begint met helderheid over de deliverables en het leveringsproces tot in de puntjes. De agile leverancier houdt details juist nog open. Bij hem begint helderheid met vertrouwen.

Standups

Hoe win je vertrouwen? Door zelfvertrouwen. Agile werken met kaders en opdrachten die veel ruimer zijn dan je gewend bent is spannend en onzeker. Dat vraagt om geloof in eigen kunnen en expertise, en meegaan in de bewegingen die ontstaan. In de agile manier van werken zitten interactiemomenten ingeweven, waarin je kunt bouwen aan dat zelfvertrouwen. Momenten waarop je samen vooruitkijkt of terugblikt, bijvoorbeeld in standups en retrospectives. Door samen te ontdekken wat goed gaat en beter kan, of waar je trots op kunt zijn. Dan kun je ook met zelfvertrouwen zorgen voor de broodnodige verbinding met de not yet agile werkende leidinggevenden, collega’s of klanten. Blijf je bewust van de belevingswereld van de ander en neem de ander mee in jouw wereld.

Praten

Want uiteindelijk draait het om communiceren: intensief en effectief met elkaar praten. Binnen je team, met collega’s die nog niet agile werken, met de lijn en met leveranciers. Om vertrouwen te winnen van lijn, collega en klant. Verschillende belevingswerelden verbinden. En het gaat om zelfvertrouwen. Geloven in de manier die werkt, vertrouwen op je eigen expertise en bouwen aan effectieve gesprekken waarin je zelfverzekerd kunt laten zien dat wat je maakt, sowieso goed is. De confrontatie in het proces durven aangaan als beelden verschillen.

Stakeholderanalyse

Als communicatieadviseur kun je daarbij helpen: van stakeholdersanalyses en overleg tot samen bepalen met wie je wanneer waarover praat en hoe je dat zo goed mogelijk kunt doen. Interactie en samenwerken zijn de pijlers van agile werken. Kortom: zonder communicatie geen agility.